働き方改革！残業削減と勤怠管理ツールで生産性を向上させる方法

長時間労働が日本社会において大きな問題となっている中、36協定に基づく労働時間の管理がますます重要視されています。
法改正が進む一方で、依然として多くの企業で残業が常態化しており労働者の健康や生活に悪影響を及ぼしています。
この問題に対処するため、多数の企業が「勤怠管理システムの導入」を検討しており、関連情報もますます目にする機会が増えています。
本記事では、残業が発生する背景を理解しながら、なぜ勤怠管理システムを導入することが残業抑制に効果的なのかを詳しく解説します。

残業が減らない理由

そもそもなぜ残業は減らないのでしょうか。
残業が減らない理由について、理由別に原因をまとめました。

業務量の過多

従業員一人ひとりの担当する業務量が多すぎる場合、定時で仕事を終えることが困難になります。特に繁忙期や人員不足が重なると、残業が増加傾向になります。
業務プロセスが最適化されていない、または非効率的なワークフローによって、無駄な時間が発生している場合も残業の一因となるため、適切な業務分担やプロセスの見直しが必要です。
他にも、目標が現実的でない、あるいは過度にハイレベルな目標が設定されている場合、目標を達成するために長時間労働が強いられることがあります。
目標と実際の業務量のバランスを見直すことが重要です。

職場の文化

日本の職場においては、残業が当たり前という文化が根強く残っていることがあります。
労働者は長時間働くことが会社への貢献と見なされ、上司や同僚からの評価が高まる傾向があるため、定時で帰宅することに対する罪悪感や周囲からのプレッシャーが強く、残業を減らす障壁となっています。
さらに、多くの職場では上司が部下に対して残業を期待することが暗黙の了解となっています。
上司が自らも長時間働くことで、部下に対しても同様の働き方を求めてしまうことで、部下が定時で帰宅することが難しくなり、結果として残業が常態化します。

業務を効率化させる適切なツールが導入されていない

日本の職場において残業が減らない理由の一つに、「業務を効率化させるツールが導入されていない」ことが挙げられます。
まず、業務効率化ツールの導入には初期投資や学習コストが伴います。
多くの企業は短期的なコスト削減を重視するため、ツールの導入に対して消極的になることがあります。
特に中小企業では、予算やリソースが限られているため、新しいツールの導入が難しい状況です。

既存の業務プロセスに対する固執

次に、既存の業務プロセスに対する固執が問題となります。
長年にわたり確立された業務フローや手順を変更することには労力がかかり、従業員も新しいツールの使用に対して不安や抵抗感を抱くことが多いため、効率化ツールの導入が進まないケースが多く見られます。
さらに、ツールの選定や導入後のサポート体制が不十分な場合も問題です。
適切なツールを選定し、導入後にツールが定着することで初めて効率化が実現しますが、サポートが不十分な場合などに現場の従業員がつかいこなすことができず、導入しても効果が十分に得られない可能性があります。

残業を削減することによるメリット

ここまで残業が減らない理由についてご説明しましたが、
次に残業を削減することによりどんなメリットがあるかをご説明します。

従業員の充実と生産性向上

長時間労働は従業員の健康を損なう主な要因の一つです。
残業が減ることで、従業員は十分な休息を取ることができ、ストレスが軽減されます。
また、従業員は十分な休息を取ることができ、健康を維持するための時間を確保できます。
具体的には、過労によるストレスが心身の不調を引き起こし、うつ病や心臓病などの深刻な健康問題を招くリスクが高まります。
さらに、残業が減ることで、従業員は仕事以外の時間を充実させることができます。
家族や友人と過ごす時間が増え、趣味や自己啓発に時間を割くことが可能となり、従業員の生活の質が向上します。
それによって仕事に対するモチベーションも高まります。
充実したプライベートを送ることができる従業員は、職場でもより生産的で創造的な働き方ができるようになります。

人材の定着率向上

残業を削減することは、人材の定着率向上にも大きなメリットをもたらします。残業を削減し、適切な休息を取ることができる環境を提供することで、先にも触れたように従業員は仕事とプライベートの両立が可能となり、仕事に対する満足度が向上することで従業員が長く働き続けたいと感じるようになります。

企業イメージの向上

残業削減は企業のイメージ向上にも寄与します。
働きやすい環境を提供する企業は、優れた人材を引き付け、離職率を下げます。
企業イメージが向上することで企業の競争力が高まり、長期的な成長が期待されます。

法令遵守とリスク管理

残業を削減することは従業員の健康を守ると共に、企業にとって法令遵守とリスク管理の両面で大きなメリットをもたらします。
労働基準法や36協定などの労働時間に関する法令を遵守することは、企業の基本的な責務です。
適切な労働時間を守り残業を削減することで、企業は法令遵守を徹底し労働基準監督署からの指導や罰則を回避することができます。

コスト削減

残業を削減することで、長時間労働による残業手当の支払いが減少し、労働コストが削減されます。
また、従業員の健康が保たれることで、病気や過労による欠勤が減ったり人材の定着率が上がり、代替人員のコストも削減されることで企業の財務状況が改善し、経営の安定性が向上します。

以上のように、残業を削減することは、従業員の健康と充実に直結し、個々の従業員だけでなく、企業全体にとっても多くのメリットをもたらします。
健康で充実した生活を送る従業員が増えることで、職場の生産性や創造性が向上し、企業の競争力も強化されます。

残業の削減には勤怠管理が効果的

次に具体的な残業削減の方法についてご説明します。
残業を削減するための具体的な解決策として、勤怠管理の徹底が非常に効果的です。
勤怠管理を適切に行うことで、労働時間の把握と管理が容易になり、残業の削減が実現しやすくなります。
また、労働状況を可視化することで、残業時間が明確になり無駄な残業や不正確な時間報告を防ぐことができます。
勤怠管理の方法として、クラウドの勤怠管理システムを利用することで、従業員の出退勤時間や休憩時間をリアルタイムで記録・管理することができるようになり、労働時間の正確な把握や、残業の状況を適切に監視することが可能です。
他にも、勤怠管理システムの持つアラート機能をうまく利用することによって残業時間が上限に近づいている社員に対してはアラートを送信し、注意を促すことで、上限を超える残業やサービス残業を防ぐことが可能です。
同様に、有給休暇を規定通りに取得していない場合にもアラートを送信するため、規定違反のケースを減少させることができます。
これにより、企業と社員が一体となって社会的な良識やルールに従い、法令遵守を推進するコンプライアンス体制が強化されます。

Cloud Service Conciergeおすすめ勤怠管理システムをピックアップ！

企業の成長と従業員の健康を両立させるためには、効果的な勤怠管理が不可欠です。
適切な勤怠管理システムを導入することで、労働時間の正確な把握と管理が可能となり、残業の削減や生産性の向上が期待できます。
また、これらのシステムを活用することで、労働環境の改善と法令遵守を実現し、企業の成長をサポートできます。
では、そんな勤怠管理システムのおすすめをいくつか紹介します。

「KING OF TIME」

KING OF TIMEは、日本国内で広く利用されているクラウド型の勤怠管理システムです。
従業員の出退勤をリアルタイムで管理でき、多様な打刻方法（ICカード、スマートフォン、PC、指紋認証など）に対応しています。
さらに、複雑なシフトパターンにも柔軟に対応できるため、シフト管理が容易です。
直感的な操作が可能で、従業員の負担が少ない点も魅力です。
高いカスタマイズ性を持ち、企業のニーズに合わせて柔軟に設定できるため、多くの企業で導入されています。

＼KING OF TIMEについての詳細＆資料DLはこちら／

「マネーフォワード クラウド勤怠」

マネーフォワード クラウド勤怠は、マネーフォワード社が提供するクラウド型勤怠管理システムです。
インターネット環境があればどこからでもアクセス可能であり、残業時間や休日出勤などの労働時間を自動で計算します。
さらに、マネーフォワードの他のクラウドサービスと連携することで、給与計算がスムーズに行える点が大きな特徴です。
多様な打刻方法（ICカード、スマートフォン、PCなど）に対応しており、シンプルな操作性で導入・運用が容易です。
リーズナブルな価格設定もあり、中小企業にも導入しやすいシステムです。

＼マネーフォワード クラウド勤怠についての詳細＆資料DLはこちら／

「ジョブカン 勤怠管理」

ジョブカン 勤怠管理は、株式会社DONUTSが提供するクラウド型勤怠管理システムです。
出勤管理、シフト管理、休暇管理、工数管理など多機能を搭載しており、ICカード、スマートフォン、PC、顔認証など多様な打刻方法に対応しています。
労働時間や残業時間の管理から、長時間労働・連続勤務のアラート通知など勤務状況をリアルタイムに把握ができます。
また、ジョブカンシリーズとの連携による勤怠・給与・労務の一元管理も可能となっています。

＼ジョブカン勤怠管理についての詳細＆資料DLはこちら／

「HRMOS勤怠」

​​​​​​​IEYASU株式会社（ビスリーチグループ）が提供するクラウド型勤怠管理システムです。
多様な打刻方法（ICカード、スマートフォン、PC、静脈認証など）に対応している上、他の製品と異なる特徴としてオプションで出退勤管理、シフト管理、休暇管理に加えて、どの業務にどれだけの時間がかけられているかが共有できる「日報管理」の機能が用意されており、業務改善のためのデータを記録することが可能です。
残業管理専用のレポートや、アラート通知、勤務間インターバルの確認機能など、残業管理に関わる多くの機能を利用することが可能です。

HRMOS勤怠が気になる方はこちらから特集記事もご確認ください
＼HRMOS勤怠についての詳細＆資料DLはこちら／

「ジンジャー勤怠」

jinjer株式会社が提供するクラウド型勤怠管理システムです。
働き方改革への対応として労働時間の上限規制や年次有給休暇5日取得義務・勤務間インターバルの機能があります。
人事データベースが一元管理ができ、ジンジャーシリーズでご利用するとより利便性が上がります。

＼ジンジャー勤怠についての詳細＆資料DLはこちら／

「freee 勤怠管理Plus 」

freee 勤怠管理Plusは、フリー株式会社が提供するクラウド型勤怠管理システムです。
インターネット環境があればどこからでもアクセス可能で、残業時間や休日出勤などの労働時間を自動で計算します。
他の給与計算システムとも連携可能ですがfreeeシリーズでご利用すると人事データベースが一元管理ができ、より利便性が上がります。
打刻、勤怠の集計・確認、給与ソフト連携まで全てオンラインで完結できる勤怠管理ツールになっています。

＼freee 勤怠管理Plusについての詳細＆資料DLはこちら／

これらの勤怠管理システムを導入することで、労働時間の正確な把握と管理が可能となり、残業の削減が実現しやすくなります。
従業員の健康や生産性が向上し、企業全体のパフォーマンスも向上することで、持続可能な成長をサポートします。

まとめ

残業を削減することは、企業と従業員の双方に多大なメリットをもたらします。また、ワークライフバランスが改善されることで、従業員のモチベーションや満足度が向上し、結果として人材の定着率も高まります。これまで紹介したメリットを最大限に引き出すためには、効果的な勤怠管理が不可欠です。勤怠管理ツールを導入することで、労働時間の見える化や自動計算、リアルタイム管理が可能となり、残業の削減が実現しやすくなります。

『Cloud Service Concierge』では、Horizontal SaaSに精通した専門コンシェルジュが導入に向けた無料相談を承っております。勤怠管理ツールなどのご相談や製品選定などお気軽にご相談ください。