パート・アルバイトの勤怠をスムーズに！勤怠管理システム導入のメリットやおすすめ製品をご紹介

多くの企業では、正社員とは異なる雇用形態であるパートやアルバイトを採用しています。
パートやアルバイトの従業員は、勤務時間や時給が異なり、シフトを細かく調整する必要があるため、勤怠管理が複雑になることがよくあります。
従来のタイムカードやエクセルを使った方法では、こうした管理が煩雑になることが避けられません。
そこで、クラウド型の勤怠管理システムを利用することにより、勤怠管理における工数の削減や給与計算のミスなどを防ぐことが可能となります。
本記事では、パートやアルバイトを多く雇用する企業において、勤怠管理システムを導入するメリットとおすすめの製品について紹介します。

パート・アルバイトの勤怠管理における課題と注意点とは？

パート・アルバイトの勤怠管理では、人によって勤務日や時間帯、時給がそれぞれ異なるため、雇用形態が様々です。
そのため、統一的な方法で勤怠管理を行うのが難しいと感じる労務担当者も多いでしょう。
また、出退勤の記録ミスや打刻漏れ、さらに手作業での記録はミスが起こりやすくなります。
以下では、パート・アルバイトの勤怠管理における課題と注意点について詳しく解説します。

シフト管理の複雑さ

パートやアルバイトの従業員はそれぞれ異なる曜日や時間帯で働くことが多く、統一的なシフトを組むことが難しい状況です。
さらに、従業員の都合や急な変更に対応するため、シフトの調整や変更が頻繁に必要となり、管理者の負担が増します。
また、シフト作成においては労働基準法などの法令を遵守する必要があり、法的要件を考慮しながら計画を立てる必要があります。
加えて、従業員の希望や能力を考慮し、全員が満足できるシフトを作成するのは容易ではありません。
さらに、人件費の予算内で効率的な人員配置を行うことも求められます。

出退勤の記録ミス

労働者が自己申告で勤務表を記入・記録する場合、勤怠の不正が発生しやすいリスクがあります。管理者による承認制度がない、または月末にまとめて承認するといった管理体制では、不正のリスクがさらに高まります。
しかし、不正を防ぐために管理者が毎日承認・確認するのも、効率の面で時間（人件費）がかかるため、勤怠管理の課題となっています。
また、毎月変動するパートタイムやアルバイトの勤怠管理は、エクセルなどで行うことも多く、注意深く入力・確認しても人的ミスが起こりやすいのも課題です。
労働者ごとに労働時間や時給が異なるため、給与計算には時間がかかり、規定労働時間を超えていないか、時間外労働の確認と計算も必要となります。

収入制限の障壁

パートタイムやアルバイト労働者は世帯主の扶養範囲内で働く際に適用される年収基準があります。
所得が一定額を超えると、税金や社会保険料の負担が増えることがあります。
例えば、所得が増えると住民税や所得税が高くなり、配偶者や親の扶養から外れることもあります。
その結果、扶養控除が適用されなくなります。
また、一定の所得を超えると、健康保険や厚生年金への加入が必要になり、保険料の負担が増えることもあります。
制度をよく理解した上で、働く時間や収入を調整する必要があるので、計画的なシフトを組むことが求められます。

主な勤怠管理の方法

勤怠管理で重要なのは、労働時間と休憩時間の把握や、労働時間の種類を正確に理解することです。
正確に管理することで適切な賃金の支払いや長時間労働の防止、従業員の健康管理、訴訟トラブルの防止など、法令順守につながります。
厚生労働省のガイドラインでは、「企業や管理者が労働時間を直接確認し、適切に記録すること。タイムカードやICカード、パソコンの使用時間などの客観的な記録を基準に確認し、適正に記録すること」とされています。
基本的に、このガイドラインに従って記録する必要があります。
以下では、主な勤怠管理の方法について解説していきます。

手書きの出勤簿

手書きの出勤簿は、紙のフォーマットを使って従業員の出勤・退勤時間や休憩時間などを記録する方法です。
カレンダー形式で管理し、1枚のシートに全ての情報をまとめることができます。
アナログな方法ですが、シンプルで誰でも利用しやすいのが特徴です。
しかし、手書きによる自己申告が主となるため、不正確な記録や不正申告が起こりやすくなります。
また、サービス残業が発生しやすく、適正な労働時間の把握が難しいという問題があります。
さらに、データの集計や分析が手間となり、管理に時間がかかることもデメリットの一つです。

タイムカード

タイムカードは、従業員の出勤・退勤時間を記録するための機器です。
従業員はカードを専用の機械に通すことで、正確な時間が自動的に記録されます。
この方法は、手書きよりも正確で信頼性が高く、労働時間の管理が容易になるのが特徴です。
しかし、機械の導入やメンテナンスにコストがかかることがあります。
カードの紛失や忘れによって記録が漏れる可能性もあります。
また、紙のタイムカードは集計作業が発生しますので管理者にとっては負担となります。
タイムカードだけでは休憩時間や細かい業務内容の把握が難しいため、別途管理が必要になることもあります。

エクセル

エクセルでの出勤管理は、エクセルの関数などを用いて従業員の出勤・退勤時間や労働時間を記録する方法です。
エクセルの計算機能を活用することで、労働時間の集計や残業時間の計算を自動化でき、柔軟なフォーマットで管理できるのが特徴です。
しかし、手入力が主になるため、入力ミスが発生しやすいです。
また、データのセキュリティ管理が不十分だと情報漏洩のリスクがあります。
さらに、従業員数が多い場合はデータの管理が煩雑になり、ファイルが重くなることもあります。加えて、専門的な知識が必要な場合もあり、操作に慣れていないと効率的な管理が難しいことがあります。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、従業員の出勤・退勤時間や労働時間をデジタルで管理するためのソフトウェアです。
​​​​​​​クラウドベースやオンプレミスで利用でき、リアルタイムでデータの記録と集計を行います。
正確性が向上し、自動で時間を記録するため手入力によるミスが減少します。
また、労働時間や残業時間の集計が自動化されることで、管理作業が大幅に軽減され、効率化が図れます。
さらに、リアルタイムでデータを確認できるため、迅速な対応が可能です。
データは安全に保存されるため、情報漏洩のリスクが低減されます。
システムは多様な勤務形態に対応可能で、シフト管理や休暇申請も簡単に行うことができます。
また、労働基準法などの法令に沿った管理がしやすくなるため、コンプライアンスの強化にもつながります。

勤怠管理システムを導入するメリットとは？

勤怠管理システムには、さまざまな機能があります。
打刻機能では、タイムレコーダーやスマートフォンを使って出退勤をリアルタイムで記録します。シフト作成機能では、効率的にシフトを作成し、スタッフの勤務予定を管理できたり、集計機能により労働時間や残業時間を自動で集計し、レポートを作成します。
また、各種申請・承認機能を通じて、有給休暇やその他の申請をオンラインで行い、管理者が簡単に承認できるようにします。
さらに、連携機能を活用して、給与システムや他の業務システムとデータを連携させることもできます。
以下では、勤怠システムを導入するメリットについて詳しく解説していきます。

自動集計により人的コストの削減、給与計算のミス軽減

従来の勤怠管理方法では、出勤簿やタイムカードから手動でデータを転記し、正確に記述されているか照合する必要がありました。
このプロセスは非常に手間がかかり、人的ミスも発生しやすいものでした。
特に、パートやアルバイトのシフトや時給は個々に異なるため、ミスのリスクが高まります。
勤怠管理システムを導入することで、勤務時間や残業時間、有給休暇などのデータを自動的に集計できます。
さらに手作業による計算ミスを防ぎ、人的コストを削減できます。
正確な勤務時間の管理をすることで給与計算の精度が向上し、従業員の信頼性も高まります。
結果として、企業全体の業務効率が大幅に向上します。

勤怠状況をリアルタイムに集計・把握できる

従来の勤怠管理方法では、月末に勤怠を締めてから集計を行うため、勤務状況をすぐに確認することが困難でした。
しかし、勤怠管理システムでは、打刻のたびにデータが更新されるため、即座に出退勤時間や労働時間を確認できます。
リアルタイムで確認が出来るので、迅速な意思決定が可能になり、労務管理の効率が大幅に向上します。
また、異常な労働時間や休暇の取得状況もすぐに把握でき、適切な対応が取れるため、従業員の健康管理にも役立ちます。

従業員による不正打刻を防止できる

勤怠管理システムには多様な打刻方法があり、会社のセキュリティーカードや定期券で使っているような「ICカード」やスマートフォンやタブレット端末から「アプリ」を利用しての打刻、PCでログインやパスワードを入力しておこなう「Webブラウザ」での打刻、指紋認証、顔認証などの「生体認証」の利用などがあります。
これにより従業員の本人確認を徹底します。
システムの様々な認証方法により、他人による代理打刻や虚偽の打刻を未然に防ぎます。
また、GPS機能を活用して、特定の場所でのみ打刻を許可する設定も可能です。
この機能により、出勤場所の不正を防止し、より正確な勤怠管理を行うことが出来ます。

法改正に柔軟に対応できる

勤怠管理システムを導入すると、労働基準法の改正にも柔軟に対応できます。
労働基準法は、労働時間や休憩、休日などのルールを定めており、法改正が行われることがあります。
勤怠管理システムは法改正に迅速に対応できるように設計されています。
例えば、法定労働時間の変更や新たな休暇制度の導入があった場合でも、システムの設定を変更するだけで簡単に対応できます。
システム導入により、企業は常に最新の法令を遵守しつつ、労務管理を行うことが可能です。
また、システムは自動的に労働時間を集計し、法定の時間を超えないようにアラートを出すこともできます。
この機能により、長時間労働の防止や、適切な労働環境の維持が容易になります。
勤怠管理システムは、法改正に伴う労務管理の負担を軽減し、企業が法令を遵守し続けるための強力なツールとなります。

Cloud Service Concierge おすすめの勤怠管理製品

ここまで、勤怠管理システムを導入するメリットを解説いたしましたが、以下はクラウドサービスコンシェルジュよりご紹介可能な、パート・アルバイトの方にもおすすめできる勤怠管理システム5製品をご紹介いたします。

KING OF TIME

株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供するシェアNO.1*のクラウド型勤怠システムです。
豊富な打刻手段で出退勤ができ、休暇管理、シフト管理、変形労働制などにも対応しているため、様々な業種や複雑な雇用形態でも利用できます。
さらに、人事労務、給与、勤怠データ分析のサービスもワンプライスで使えるため、コストパフォーマンスの高さも人気です。
*(富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場 2024年版」勤怠管理ソフトSaaS/PaaS市場 利用ID数 2023年度実績)

＼KING OF TIMEの製品詳細＆資料DLはこちら／

ジンジャー勤怠

jinjer株式会社が提供するクラウド型勤怠管理システムです。
スマホアプリ対応で、打刻場所や勤務形態を選ばない勤怠管理を実現します。
また、カスタマーサクセス担当による充実したサポート体制で初めての人も安心して使って頂けるクラウド型勤怠管理システムです。

＼ジンジャー勤怠の製品詳細＆資料DLはこちら／

マネーフォワード クラウド勤怠

株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型勤怠管理システムです。
変形労働時間制などの様々な雇用形態の就業ルールに対応しており、拠点をまたいだ労働時間の管理や集計も可能です。
他社のクラウドサービスで連携可能な製品が多いことが特徴で、マネーフォワードクラウドシリーズと呼ばれる給与、会計、経費などと一緒にご利用いただくことで更に業務効率化を実現できます。

＼マネーフォワード クラウド勤怠の製品詳細＆資料DLはこちら／

ジョブカン勤怠管理

株式会社DONUTSが提供するクラウド型勤怠管理システムです。
料金は使用する機能数毎のプランとなっております。
工数管理のプランもあり、シフト機能が充実していてシフト希望の回収や自動作成なども可能なため複雑なシフトに対応したい企業におすすめの製品です。

＼ジョブカン勤怠管理の製品詳細＆資料DLはこちら／

HRMOS勤怠

株式会社ビスリーチが提供するクラウド型勤怠管理システムです。
HRMOS勤怠の特徴として、料金の安さが挙げられます。
基本機能のみの最も安いプランでも打刻、残業、休暇などの一元管理が可能なためコストを抑えたい企業におすすめのサービスです。
低価格でご利用でき、かつ、日報機能や給与明細配布など豊富なオプションも魅力です。
シフト機能は2024年に大幅にリニューアルし、感覚的にシフト作成いただけるようになりました。
また、希望の収集機能や、変更依頼機能もご用意しています。
ご参考：【リリース】自由シフト機能で柔軟なシフト登録が可能に｜HRMOS勤怠
また、打刻があった日だけを自動的に出勤日と集計する機能もご用意していますので、シフト機能を利用せず、予定を登録せずにシンプルに実績だけを集計することも可能です。
ご参考：【新機能】打刻時の勤務区分自動切替機能をリリース｜HRMOS勤怠

HRMOS勤怠が気になる方はこちらから特集記事もご確認ください

＼HRMOS勤怠の製品詳細＆資料DLはこちら／

freee勤怠管理Plus

フリー株式会社が提供するクラウド型勤怠管理システムです。
インターネット環境があればどこからでもアクセス可能で、残業時間や休日出勤などの労働時間を自動で計算します。
freeeの他のクラウドサービスと連携することで、給与計算がスムーズに行える点が大きな特徴です。
また、打刻、勤怠の集計・確認、給与ソフト連携まで全てオンラインで完結できる勤怠管理ツールになっています。

＼freee勤怠管理Plusの製品詳細＆資料DLはこちら／

まとめ

本記事ではパート・アルバイトの勤怠管理における課題とその解決方法としてクラウド型勤怠管理システムの導入、おすすめ製品について解説いたしました。
今回ご紹介した製品の具体的な料金が気になる・他にもどういった機能があるのか気になる等々ありましたら、『Cloud Service Concierge』で、Horizontal SaaSに精通した専門コンシェルジュが導入に向けた無料相談を承っております。お気軽にご相談ください。