大人数のWeb会議をスムーズに進めるために必要な機能・周辺機器と注意点

近年、テレワークで働いている労働者は増加傾向にあります。特に、従業員数が多くなるほど割合も高く、国土交通省の『令和3年度 テレワーク人口実態調査－調査結果－』では1,000人以上雇用している企業の約40％がテレワークを導入していると報告されています。

従業員がオフィスと異なる場所で働くため、社内会議や取引先との打ち合わせなど、大人数でのWeb会議が行われるケースが多くあります。参加人数の増加に伴い、参加者の見え方や声の聞こえ方などに問題が生じるといった課題もあります。

この記事では、大人数のWeb会議をスムーズに進めるために、用意すると便利なツールの機能・周辺機器と参加時の注意点について解説します。

Web会議を行うメリットや注意点は、こちらの記事をご覧ください。

出典：国土交通省『令和3年度 テレワーク人口実態調査－調査結果－』

大人数のWeb会議に必要な機能・周辺機器

大人数がWeb会議に参加する状況として、テレワークのように一人ひとりが異なる端末で参加する場合と、出社している従業員を集めて1つの端末で会議に参加する場合が挙げられます。

それぞれの状況で課題があり、解決につながるような機能・周辺機器の用意が必要です。

複数の端末で1つの会議に参加する場合

従業員が各自の端末から1つの会議に参加する場合、カメラの画角やマイクの性能には問題ないけれど、話すタイミングが難しい、言葉だけでは説明が伝わりにくいといった課題もあります。

この場合は、Web会議ツールに、これらの課題を解決できる機能があるかどうかを確認します。

チャット機能

チャット機能があれば、ミュートにせざるを得ない環境でも意思疎通が図れます。

Web会議ツールによっては、参加者全員が見られるグループチャットにメッセージを送れるだけでなく、個別チャットで連絡を取れる場合もあります。説明しながら資料URLを送る、ほかの従業員が補足でメモをするといった、さまざまな使い方ができます。

画面共有機能

画面共有機能は、資料を配布する手間が省けたり、会議しながらファイルを一緒に共有・編集できたりするメリットがあります。

大人数のWeb会議であれば、共有したい画面を相手の画面にも表示できます。一人ひとりにメールで資料を配布する工数も減り、画面上で一緒に確認しながら話を進められます。

また、画面上で資料の数字やスケジュールなどを編集・反映できる機能があれば、会議の効率化にもつながります。

1つの端末で複数人が参加する場合

1つの端末を利用して複数人が会議に参加する場合、両端の席の従業員がWebカメラで見切れる、後ろの人の声がマイクに届かないといった課題があります。

これらの解決策として、専用のカメラとマイクをパソコンに備え付ける方法が挙げられます。

広角レンズ付きWebカメラ

一般的なパソコンのカメラ機能では、1～2人までなら画面に収められます。画角が広くなれば、より多くの人を映せますが、歪みが発生する可能性もあります。

カメラレンズの画角によって、映る範囲・人数が異なるため、広角レンズ付きWebカメラを選定する際は、以下を目安にしてください。

▼レンズの画角の目安

全指向性マイク

全指向性マイクなら、半径4～5mの音を集音できて、離れていても高音質な音声でやり取りできます。

一般的なパソコンに付属しているマイクは、エコーが発生しやすく、離れた席にいる人の発言が綺麗に聞こえません。エコーを防止するには、エコーキャンセリング機能が付いているマイクの使用がおすすめです。

また、広角レンズ付きWebカメラにも、離れた距離の音声を拾えるマイクが搭載されている場合もあります。

大人数でWeb会議に参加する際の4つの注意点

大人数でWeb会議を行う際の注意点は、主に4つあります。

①発言者以外はマイクをオフにする

1つ目の注意点は、Web会議中は発言者以外のマイクをオフにすることです。

常時マイクをオンにすると、キーボードを打つ音や咳払いなどの雑音が入り、発言者の声が聞き取りづらくなります。また、複数人が1つの会議室からWeb会議に参加する場合は、ハウリングを起こすケースもあるため、発言するときだけマイクをオンにします。

Web会議の前に、マイクの接続テストやミュート方法を把握しておくことが大切です。

②カメラはオンにする

2つ目は、Web会議中はカメラをオンにして、参加者の表情が分かるようにすることです。カメラをオンにしておくことで、主催者や発言者は参加者がきちんと理解しているかどうか確認できます。

また、大人数のWeb会議は、参加者の様子が分かりにくいケースがあるため、うなずいてリアクションを見せたり、身だしなみを整えたりすることが大切です。通信状態が悪い場合や、機器の不具合などやむを得ない場合は、その旨を伝えてカメラをオフにします。

③司会進行役を設置する

3つ目は、大人数でWeb会議を行う際は、司会進行役を設置することです。

参加者が多くて一人ひとりの様子が見えにくいWeb会議では、司会進行役がいないと会議の進行が難しくなります。また、大人数のWeb会議では発言者が偏ったり、発言のタイミングが被って発言内容が聞き取りにくくなったりするケースがあります。

そのため、司会進行役は発言者が偏らないように配慮して、発言のルールを周知することで、会議をスムーズに進めることができます。

④セキュリティ対策を講じる

4つ目は、第三者による会議内容の盗み見・盗み聞きを防ぐためにセキュリティ対策を講じることです。

大人数がWeb会議に参加する場合、人数が多いほどすべての参加者を把握できないことも考えられます。以下のようなセキュリティ対策を講じて、会議への不正アクセスを防ぎます。

▼セキュリティ対策例

• 入室時のID・パスワードを設定する
• 入室できるIPアドレスを指定する
• 暗号化機能のついたWeb会議ツールを選ぶ
• 端末のアドレス・個別番号を登録する

まとめ

この記事では、大人数で参加するWeb会議について以下の内容を解説しました。

• 大人数のWeb会議に必要な機能・周辺機器
• Web会議に参加する際の注意点

大人数のWeb会議をスムーズに進行するには、広角レンズ付きWebカメラや全指向性カメラの取り付けが対策として考えられます。Web会議ツールを選ぶ際は、チャット機能や画面共有機能が付いていると、環境に左右されずに参加しやすくなるとともに、資料共有の工数削減が期待できます。

また、これらの機能を兼ね備えているWeb会議ツールの一つに、『Zoom Meetings』が挙げられます。

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