Web会議で効率的な働き方へ！ 導入メリットと注意点

Web会議とは、インターネットを活用してオンライン上で会議をするスタイルの呼称です。『オンライン会議』や『リモート会議』などと呼ばれることもあります。

Web会議は、新型コロナウイルス感染症（以下、コロナ）の拡大を受けて加速的に活用の波が広がりました。コロナは、2023年5月8日からその位置づけを“5類”にするとの動きもとられていますが、5類に移行されたあともWeb会議は定着することが想定されます。

会議する相手や状況に合わせて、オフラインとオンラインを使い分けることで、効率的な働き方も可能です。

この記事では、Web会議のメリットと注意点、おすすめのツールについて解説します。

出典：厚生労働省『新型コロナウイルス感染症対策について』

Web会議のメリット

会議の種類によってはオフラインが適していることもありますが、一部をオンラインに切り替えることによって主に3つのメリットを得ることができます。

場所を選ばず行える

1つ目は、場所を選ばずに会議ができるという点です。

オフラインで会議を開催する場合、参加者が会場に行き来する時間も含めて日程を確保する必要があり、参加者の人数が多いほど調整が困難になります。度重なるリスケジュールに頭を悩ませているという方もいるのではないでしょうか。

一方、オンライン開催の最大の強みは、自宅や外出先からでも参加ができる点です。指定の時間に、パソコンあるいはスマートフォンの操作ができれば会議へ参加できます。居場所に左右されることなく参加できるのは、Web会議ならではのメリットです。

これにより、以下のようなことも実現できます。

▼実現可能な例

• 遠隔地の拠点または取引先とのコミュニケーション活性化
• リモートワーク制度の導入

コストを削減できる

2つ目はコストを削減できるという点です。

オフラインの場合は、大人数が収容できる会議室のレンタル費用や、遠方から参加する場合は出張費用などのコストが発生することがあります。併せて、会議室や航空券、宿泊先の手配といった目に見えにくい人的コストがかかっている可能性も考えられます。

Web会議の場合は基本的に“会議URLを発行するのみ”で手配が完了するため、貸し会議室費用や出張費用のほか、各種手配するための人的コスト削減が期待できます。

▼削減可能な例

• 貸し会議室費用
• 出張費用（交通費・宿泊費）
• 各種手配に要する人的コスト

資料のペーパーレス化を図れる

3つ目は資料のペーパーレス化を図れるという点です。

昨今はペーパーレス化が促進されていますが、一方で、「紙文化から脱却できず、会議の際には紙資料を使用している」というケースも少なくありません。

Web会議では、参加者にあらかじめ資料データを共有して、発言者が資料を画面投影しながら説明するという進行方法が一般的です。紙資料が定着しているという場合でも、まずは会議資料からペーパーレス化を図ることが期待できます。

▼削減可能な例

• 資料を印刷して製本する時間 × 人数分
• インクや紙の費用

Web会議を行う際の注意点

Web会議を滞りなく開催するためには、事前の準備や当日の工夫も大切です。

通信環境や設備を整える

Web会議は、インターネットを介して行うため、会議の品質が通信環境や設備に左右されることがあります。

通信環境や設備が不十分の場合、開始時刻が遅れてしまったり、会話が中断されたりする可能性があるため、事前に接続テストを行っておくと安心です。

▼接続テストでチェックするポイント

また、機密情報を扱う会議の場合は、セキュリティについてもチェックしておくことが重要です。Web会議におけるセキュリティ対策の詳細は、こちらの記事でご確認いただけます。

参加者の温度感を把握できる仕組みを設ける

Web会議は、一方向のコミュニケーションになりやすいという側面もあります。

特に大勢が参加するWeb会議では、参加者全員のリアクションや表情を把握しにくい場合があるため、参加者の温度感を把握できる仕組みを設けておくことも大切です。

▼参加者の温度感を把握するためのポイント

おすすめのWeb会議ツール

Web会議の実施においては、“Web会議ツール”を使用することが一般的です。ここからはおすすめのWeb会議ツールを2つ紹介します。

Zoom Meetings

Zoom Meetingsは、Zoom Video Communications社が提供しているWeb会議ツールです。

「Web会議ツールといえばZoom Meetings」というほどの知名度を誇っており、世界中で利用されています。会議URLを渡された人は、誰でもどこにいても会議に参加できます。

▼おすすめの理由

• パソコンやタブレット、スマートフォンなど幅広いデバイスで利用できる
• 高品質な音声で会議ができる
• 操作が容易で誰でも簡単に使える
• 録画やホワイトボードなど充実した機能を使える

Zoom Rooms

Zoom Roomsも同様に、Zoom Video Communications社が提供しているツールです。

異なるのは利用シーンになります。冒頭で触れたとおり、会議の種類によってはオフラインが適している場合もあります。

「オフラインで開催したいが参加者全員が集まれない」という場合に、オンラインとオフラインを融合させたハイブリットな会議を可能にするのがZoom Roomsです。

▼おすすめの理由

• 任意の会議室に常設できるため、セットアップの労力を削減できる
• 専用のディスプレイ・マイク・スピーカーが用意されているため、複数人対個人のWeb会議でも高品質な映像・音声で接続できる

まとめ

この記事では、Web会議について以下の内容を解説しました。

• Web会議のメリット
• Web会議を行う際の注意点
• おすすめのWeb会議ツール

場所を選ばずに開催できるWeb会議は、コストや労力削減などさまざまなメリットがあります。より円滑なWeb会議にするためには、接続テストの実施やチャットツールの活用など工夫を追加することが重要です。

また、今回紹介したZoom MeetingsとZoom Roomsは、会議の種類に合わせて選択することをおすすめします。

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