オフィスの固定電話を転送する際の課題と解決方法

近年、働き方改革やコロナ禍の影響を受けて、ワークスタイルの多様化が進んでいます。テレワークの普及もその一つで、自宅やコワーキングスペースでの業務を認める企業が増えています。

一方、テレワークに際しては、“オフィスに設置した固定電話の対応をどうするか”が課題となっています。電話対応のために出社を余儀なくされたり、担当者への取り次ぎができなかったりという障壁をクリアしなければならないという実情も見られます。

この課題を解決する手段として、“電話転送”を検討している担当者の方もいるのではないでしょうか。

この記事では、固定電話を転送するメリットや電話転送で生じる課題、その解決方法をご紹介します。

固定電話の転送を行うメリット

固定電話にかかってきた入電を転送できるようになると、さまざまなメリットが生まれ、電話対応の利便性が向上します。ここでは、3つのメリットを具体的に解説します。

①テレワークの推進

1つ目は、テレワークが推進できるようになるというメリットです。

固定電話の転送ができない場合、電話当番のために社内の誰かが出社して対応することになります。

電話当番をテレワークの可否で一部の従業員のみに割り振った場合、従業員間の不公平感を生むきっかけになるケースもあります。また、電話の取り次ぎが頻発することで、コア業務を阻害しかねません。

転送可能な環境を構築することで、電話当番や取り次ぎ業務が解消されるため、テレワークの円滑な推進につながります。

②外出先でも電話対応が可能

担当者が社内で不在でも、電話対応ができる点もメリットに挙げられます。

外回りの営業活動や出張が多い企業では、オフィスの固定電話に着信があった場合、担当者につないで折り返しの連絡をする機会も少なくありません。

顧客への折り返しまでのタイムラグが長くなると、担当者だけでなく企業に対して不信感を持たれる可能性もあります。

担当者の携帯電話に転送できれば、折り返しの手間を省けるうえに、折り返しまでのタイムロスの軽減にもつながります。

③取り次ぎの伝達ミス防止

3つ目のメリットは、電話取り次ぎの伝達ミスを防止できるという点です。

転送ができない場合、入電があったことや預かった用件を担当者に伝える必要があります。しかし、ときには取り次ぎに漏れが生じてしまうことも考えられます。

電話転送の場合は、こうした手間が軽減できるケースもあるほか、取り次ぎのミスを防止することが可能です。

固定電話を転送する際の課題

オフィスの固定電話を転送することで、働き方改革や業務効率化などに貢献できます。利便性が高まる一方で、固定電話の転送で生じる課題もあります。

固定電話が転送できるようになると、テレワークや出張などで社外にいても電話対応が可能です。

しかし、転送した電話を受信する、またはかけ直すには、従業員の個人携帯や社用携帯を使用します。個人携帯でかけ直す際は、個人携帯の電話番号が相手に表示されるため、対応してもらいにくいといえます。

また、社用携帯を支給する場合でも、端末の購入・運用費用がかかるほか、個人携帯との併用で持ち物が増える、プライベート用として使用されるケースがあるなどの課題が挙げられます。

電話転送の課題を解決する方法

オフィスの固定電話を転送する方法として、クラウドPBXサービスの利用があります。

クラウドPBXサービスとは、クラウド上に設置されたPBX（Private Branch eXchange：電話交換機）を活用するインターネット通話サービスを指します。

新たに電話回線を工事したり、電話機を購入したりする必要もなく、基本的にはパソコンやスマートフォンなどの端末にアプリをインストールするのみで利用できます。また、クラウドPBXは、発信者の番号を把握できるため、適切な電話対応が可能です。

世界で多くの企業・ユーザーが導入しているクラウドPBX『Zoom Phone』には、以下のような転送機能が備わっています。

• 通話転送機能（ウォーム転送・ブラインド転送・ボイスメールへの転送）
• 代理応答
• コールキュー

さらに、個人携帯で代表電話を受発信できるため、社用携帯を購入する費用や複数台を使い分ける負担の削減につながります。固定電話の転送で発生しやすい課題の解決に役立つサービスです。

Zoom Phoneの機能やプラン料金については、専門コンシェルジュへお気軽にご相談ください。

なお、クラウドPBXの概要やメリットについては、次の記事でも紹介しています。併せてご覧ください。

まとめ

この記事では、固定電話の転送について以下の内容を解説しました。

• 固定電話の転送を行うメリット
• 固定電話を転送する際の課題
• 電話転送の課題を解決する方法

固定電話にかかってきた電話を転送できるようになると、電話当番が必要な社内環境の解消が可能になります。担当者が外出先にいても対応できるほか、電話取り次ぎの負担も削減できます。

固定電話の転送はクラウドPBXを利用する方法があり、なかでもZoom Phoneであれば、個人携帯で代表電話の受発信や高品質な音声でストレスフリーな通話を実現します。

『Cloud Service Concierge』では、Zoom Phoneに精通した専門コンシェルジュが導入に向けた無料相談を承っております。導入をご検討中の担当者さまはお気軽にご相談ください。