【コスト削減】オフィスの固定電話料金を“安くする”4つの方法

顧客や取引先とのやり取りに際し、オフィスの固定電話は欠かせない存在です。

しかし、総務・人事担当者のなかには、「メール・Web会議でのコミュニケーションが主流で固定電話の利用頻度が少ない」「利用頻度は少ないが固定費がかかっている」というケースもあるのではないでしょうか。

このような場合は、固定電話料金の見直しを検討してみるのもおすすめです。

この記事では、法人の固定電話の料金を安くする方法について解説します。

なお、固定電話の料金を安くするにあたって、固定電話の解約を検討することも考えられます。法人には、なぜ固定電話が必要なのか、こちらの記事で解説しておりますので、併せてご覧ください。

固定電話の料金を安くする4つの方法

現在契約中の固定電話の料金を安くするには、不要なオプションを削減する、プラン・通信会社の見直しをするという方法が挙げられます。

また、クラウドPBX（Private Branch Exchange：電話交換機）に変更するという方法も有効です。それぞれの方法について解説します。

①オプションの削減

1つ目の方法は、不要なオプションを解約する方法です。

固定電話のオプションは複数ありますが、「契約時に申し込んだものの、活用されずに月額料金だけ支払っている」というケースも考えられます。オフィスの固定電話で利用されているオプションには、以下のような種類が挙げられます。

▼固定電話のオプション例

これらのオプションは、それぞれ月額料金が発生しますが、業務効率化や機会損失の軽減などのメリットがあります。

実態を把握するために、契約しているオプションの加入状況と月額料金を確認してみることが大切です。日々利用している従業員に、オプションの要否を聞くことも一つの方法です。

②プランの見直し

2つ目は、固定電話の料金プランを見直す方法です。

従業員数や拠点数は年々変化するため、契約中のプランと実際の利用状況が相応しくない場合もあります。固定電話の利用状況を確認し、より現状に合わせたプランに変更することで料金を安くできる可能性があります。

なお、料金プランは、契約時にはなかった新しいプランが提供されている場合もあるため、この機会に確認してみるのもおすすめです。

③通信事業者の見直し

3つ目は、契約している通信事業者を見直す方法です。

現在契約している通信事業者よりも、ほかの通信事業者の方が安くなる可能性も考えられます。より安価かつ自社に合ったプランを見つけるために、各社の料金プランを比較してみるというのも一つの方法です。

オプションやプランなどを見直す際に、複数の通信事業者へ相談してみるのもおすすめです。

なお、社給の携帯電話・スマートフォンと同じ通信事業者を選ぶことで、固定電話から社給端末に発信した際の通話料が安くなるケースもあります。

④クラウドPBXの利用

4つ目は、現在契約中の電話サービスからクラウドPBXサービスに変更する方法です。

クラウドPBXは、クラウドサービス上に設置されたPBXを利用して、内線・外線をつなぐ電話サービスで、クラウドPBXへの移行により、従来の基本料金・通話料金と比較して安価になる可能性があります。

インターネットを介して通信・通話を行うクラウドPBXの性質上、音声品質が不安という声が聞かれることも考えられます。しかし、Web会議ツール『Zoom』でおなじみの『Zoom Phone』であれば、安心安全な通話環境を実現します。

スマートフォンやタブレットなどの端末にアプリをインストールすることで通話ができるようになるため、外出中の従業員やテレワーク中の従業員への内線通話としても利用可能です。

なお、クラウドPBXのメリットや導入時の注意点については、こちらの記事で解説しています。併せてご覧ください。

クラウドPBXの導入で削減できるコスト

先述した4つの方法のなかでも、固定電話料金の削減に加えて、業務効率化やテレワークの導入に貢献できるのはクラウドPBXです。

クラウドPBXの導入で削減できる、初期費用と運用費用について解説します。

初期費用の削減

オフィスに設置するPBXは、内線・外線の制御をしたり、複数の回線をつないだりする際に必要です。

このPBXは、企業規模の大きさや拠点の数に合わせて、購入台数が増えて初期費用の負担になります。

一方、クラウドPBXなら、PBXをオフィスに設置するスペースだけでなく、設備の購入費用や工事費用なども不要です。通話環境を整えるにあたって、初期費用の削減につながります。

運用費用の削減

クラウドPBXの導入は、初期費用だけでなく、通話料やメンテナンス費用、電話機の買い替え費用など、運用費用の削減にもつながります。

固定電話は同じ電話回線でなければ有料ですが、クラウドPBXならインターネットがあれば通話できるため、異なるフロアやほかの拠点との内線通話も無料です。国内のみならず、海外に拠点がある場合でも通話料を抑えられるメリットもあります。

また、PBXのメンテナンスや電話機の故障による買い替えなどが発生しない点も、費用削減が期待できる理由です。

クラウドPBXの一つであるZoom Phoneは、世界40ヶ国以上（2022年8月時点）で利用できます。スマートフォン・タブレット・パソコンなど、さまざまなデバイスでの受発信も可能で、アプリ一つで電話・チャット・Web会議をシームレスに活用できる点が特徴です。

Zoom Phoneの料金プランや機能など、ご不明点がありましたら、専門コンシェルジュへお気軽にご相談ください。

まとめ

この記事では、法人の固定電話料金を安くする方法として、以下の内容を解説しました。

• オプションの削減
• プランの見直し
• 通信事業者の見直し
• クラウドPBXの利用

固定電話料金を安くするには、現状プランの見直しや通信事業者の乗り換えなどが挙げられます。特に、クラウドPBXを利用すれば、事業拡大や増員などが発生しても、電話機の購入や回線工事の費用が不要です。

また、デバイスにアプリをダウンロードすれば利用できるため、スピーディーな運用にも貢献します。

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