トヨタ車体のCanvaエンタープライズ導入事例｜広報制作の内製化とライセンスの有効活用で社内展開を推進
トヨタ車体株式会社は、トヨタグループのミニバン・商用車・SUVの領域で、企画、開発から生産まで一貫して担う完成車両メーカーです。
同社のデジタル変革推進部では、社外向けのプレゼンテーション資料の見栄えと作成時間が課題となっていました。また、スポーツ統括部では、男子ハンドボールチーム「ブレイヴキングス刈谷」の広報制作物を外部へ依頼するケースが多く、制作費や納期、修正のやり取りが負担となっていました。
そこで同社は、デザインツール「Canva」を導入し、SSO機能による社内環境の整備を経て、活用を進めています。
本記事では、導入の背景や進め方、制作物の内製化をはじめとする成果をご紹介します。
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トヨタ車体が抱えていた制作面の課題
資料の見栄えと制作時間
デジタル変革推進部では、社外向けのプレゼンテーション資料を主にPowerPointで作成していました。
他社のプレゼンテーションを見る機会が増えるなかで、自社の資料について「もっと見栄えよく、短時間で作れないか」という問題意識が生まれていたといいます。
また、社内には使用する表現や画像などについて一定のルールはあったものの、デザインそのものを統一するフォーマットは設けられていませんでした。
広報制作物の外注にかかる費用と手間
男子ハンドボールチーム「ブレイヴキングス刈谷」の広報では、チラシやSNS用画像など、デザイン性が求められる制作物を外部へ依頼するケースが多くありました。
簡単なものはPowerPointで内製していたものの、限られた人員でSNSやWebサイト、メディア対応など幅広い業務を担うなか、制作費だけでなく、納期や修正のやり取りも負担となっていました。
企業利用に適した安全な環境の必要性
Canvaの無料版を試し、操作性のよさなどを実感していた一方、社内で導入するには、社内環境から安全に利用できる仕組みが求められていました。
Canva導入の決め手とその特徴
専門スキルがなくても使いやすい操作性
Canvaを選定するうえで評価されたのは、専門的なデザインスキルがなくても使いやすい操作性でした。
基本操作であれば説明書を見なくても使えるほど直感的で、日常的にPCを使用する社員であれば、専門的なデザインスキルがなくても使いやすい点が評価されました。
関連記事：誰でも簡単に無料でデザイン作成が可能な「Canva」とは？使い方や基本機能、料金プラン、商用利用について解説｜Canva相談センター
豊富なテンプレートと簡単な画像編集
もう一つ評価されたのが、豊富なテンプレートです。そのまま使うだけでなく、制作のアイデアやデザインのヒントとしても活用されています。
さらに、背景透過など、従来は専門ツールが必要だった画像編集作業も簡単に行える点が評価されています。
関連記事：熊本市が実践するCanva活用術｜著作権管理の負担を軽減しながらモダンなデザインを実現｜Canva相談センター
トヨタ車体におけるCanva導入の進め方
無料版での確認からSB C&Sへの相談
Canvaの法人向けプランを知るきっかけとなったのは、SB C&Sが出展していた展示会でした。
以前からCanvaの無料版を試しており、豊富なテンプレートや直感的な操作性に手応えを感じていたといいます。
SSO機能による社内環境の整備
一方、法人利用ではセキュリティ面の確認も必要でした。
そこでSB C&Sに相談し、エンタープライズプランで提供される「SSO機能」を活用することで、社内環境で利用できる仕組みを整備しました。セキュリティ担当部署とも運用方法を共有したうえで、本導入を進めていきました。
関連資料：情報システム部門向けCanva紹介資料｜Canva相談センター
既存ツールとの違いを整理し、社内説明に活用
導入検討時には、PowerPointなど既存ツールとの違いや、それぞれの特性についてSB C&Sから情報提供を受け、社内説明にも活用しました。
Canvaを導入する意義について理解を得ながら、社内での検討を進めていったといいます。
Canva導入により実現した3つの成果
外注していた制作物の一部を内製化
SNSやWeb向けの画像などを自ら制作できるようになり、外注していた制作物の一部を現場で完結できるようになりました。
現在、ハンドボールチーム「ブレイヴキングス刈谷」のチラシやSNS投稿などを、Canvaを使って内製で作成しています。選手の活躍やチームの魅力を、デザインを通じてより多くの方に届けることを目指した取り組みです。
外注費と制作負担の削減
Canvaの活用による外注費の削減効果は、単純計算で数百万円単位にのぼるといいます。
加えて、外注時に必要だった納期の待ち時間や、メールで修正内容を伝えて再確認するといったやり取りも減少しました。必要なタイミングで自ら制作・修正できるようになり、制作から修正までをスピーディーに進められるようになっています。
本来の広報業務に時間をシフト
こうした制作負担の軽減によって、画像を作ること自体に時間を取られるのではなく、「どうチームを知ってもらうか」「どうプロモーションするか」といった本来の広報業務に注力しやすくなったといいます。
利用状況を見ながらライセンスを最適化
Canvaの法人向けプラン（ビジネス／エンタープライズ）では、「分析レポート機能」でユーザーごとの利用状況を確認できます。
トヨタ車体では、この機能を活用し、利用頻度の低いユーザーから活用意欲の高いユーザーへライセンスを付け替えるなど、限られたライセンスを有効活用しています。
一方で、社内での口コミをきっかけに「使いたい」という声も増えており、追加ライセンス分の予算も確保されました。今後は利用希望者へのライセンス割り当てを進め、より多くの従業員がCanvaを活用できる環境を整えながら、社内での活用をさらに広げていく方針です。
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まとめ
トヨタ車体では、Canvaの導入によって、これまで外注していたチラシやSNS投稿画像などの制作物を一部内製化し、外注費や修正対応にかかる負担を軽減しました。
また、CanvaエンタープライズのSSO機能を活用して社内の利用環境を整備するとともに、利用状況に応じたライセンスの再割り当てを実施。既存ライセンスを有効に活用しながら、利用対象者の拡大にも取り組んでいます。
今回の事例は、広報制作の内製化だけでなく、セキュリティ要件への対応やライセンス管理を含めて、Canvaの企業導入を検討する際の参考になるでしょう。
『Canva相談センター』を運営するSB C&Sでは、Canvaの導入を検討されている企業さまに対して、今回のトヨタ車体さま同様にトライアル～本番環境への導入までの支援を実施しております。ぜひお気軽にご相談ください
