受付業務の課題とその解決方法：効率的なシステム導入のススメ
近年、企業の運営効率化の一環として、受付システムの導入が進んでいます。従来、受付では人間が立ち会い、来訪者対応や内線電話での取り次ぎなどを行っていましたが、受付システムの導入により、これらの業務が自動化され、受付業務の効率化が可能となります。これにより、従業員が来訪者対応に専念する必要がなく、受付を無人化することができます。さらに、来客情報の管理も容易になり、受付業務以外でもその情報を活用できます。
この記事では、受付業務における一般的な問題点と、それらを受付システム導入によってどう改善できるのかについて詳しく解説します。
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受付業務とは
受付業務とは、企業や店舗での来訪者の対応やガイダンスを担当する業務のことを指します。
企業の受付は、来訪者との最初の接点となるため、その企業の印象に大きく影響します。特に多くの来客を迎える企業では、その重要性は増しています。
受付システム導入前に見られる一般的な問題点
受付に人員を配置することで人件費が過剰になっている
一定数以上の来訪者が見込まれる企業では、受付に常時担当者を配置することが求められます。しかし、来訪者数が少ない時や、来訪が特定の時間帯に集中する場合、常駐させることで人件費がかかってしまうケースが頻繁に見られます。
内線電話のみ設置した無機質な受付状態
エントランスに内線電話や子機を設置している企業が増えていますが、無機質で冷たい雰囲気を作り出してしまうことがあります。さらに、「操作方法がわからない」といったトラブルも発生しています。操作方法が分からず、無人のため問い合わせることができず、結局は直接担当者に電話をかけることになるケースもあります。
営業所が無人になり、来訪者に対応できない
小規模な営業所では、人員が足りず、来訪者に対応できないという事態が発生することがあります。また、社内にいても商談中で場を離れることができない場合もあります。特に顧客が訪れた場合、対応の不手際がビジネスチャンスの損失だけでなく、企業イメージの低下にもつながる可能性があり、早急な対策が求められます。
受付は企業のイメージを象徴する重要な場所です。受付システムを導入することで上記の問題を解消できるようになります。
受付業務のデジタル化によるメリット
近年、IT化やデジタル化の波は各業界に広がりを見せており、飲食業から不動産業まで、多くの分野でデジタル技術が業務効率化のために用いられています。
受付業務も例外ではありません。デジタル技術を駆使した受付システムを導入することで、どのような利点が得られるのでしょうか。以下に、その主要なメリットを説明します。
- コスト削減
受付担当者を置く必要がなくなり、かつて人手で行っていた業務が受付システムにより自動化されることで、人件費を大幅に削減することが可能となります。さらに、システムが無人化することで、内線電話の設置やそれに伴うコストも省くことができます。
- 業務効率の向上
従来の受付方法では、内線電話のたびに業務を一時停止しなければならないという欠点がありました。しかし、受付システムを用いることで、内線電話に代わりメールやチャットで通知を受け取ることが可能となり、業務の中断を避けて効率的に作業を進めることができます。
- 人為的ミスの削減
従来の有人受付では、情報の取り違えや伝達ミスなど、人的要因によるエラーが発生する可能性がありました。しかし、自動化された受付システムは、これらのミスを大幅に削減します。
受付システムは、来訪者の情報を正確に記録し、適切な担当者や部署に自動的に伝達します。これにより、情報の取り違えや伝達ミスが防止されます。また、システムは一貫した操作性を提供するため、操作ミスも減少します。
- リモートワークの推進
新型コロナウイルスの影響を受けて、多くの企業がリモートワークを導入していますが、受付業務はオフィスにいる必要があると思われがちです。従来の受付業務であれば、特定の部署が取り次ぎをする必要があり、出社を余儀なくされていました。しかし、受付システムを導入すれば、社員が自宅や外出先からでも受付業務を適切に行うことが可能となります。受付システムは、社員がオフィスにいなくても適切に受付業務を行うことができます。これにより、リモートワークの普及を支え、働き方改革を進める一助となります。
- 来訪者情報の管理の容易化
多くの受付システムはクラウドを利用して来訪者の情報を一元管理し、自動的に情報を収集・登録する機能を持っています。これは大きな利点であり、受付業務だけでなく、来訪者情報の管理においても作業の手間を大幅に削減することが可能です。また、来訪者の予約データや入退室の時間などを一括管理することで、予約の誤りや重複を防ぐことができます。これによりスタッフの負担軽減や来訪者へのサービス向上につながります。
- セキュリティ対策
来訪者の詳細な情報を一元的に管理することは、セキュリティ上の大きなメリットを提供します。受付システムを活用することで、対面する前に来訪者の情報を収集し、それを基に適切なスタッフの割り当てなどの事前の判断が可能になります。さらに、顔認証機能を備えたシステムでは、事前に来訪者の顔を確認できるため、安心して対応することができます。また、入退室の管理を行うことでセキュリティを強化するだけでなく、予期せぬ訪問者、例えば飛び込み営業等への対策にも役立ちます。
受付システムの主な機能
DX化を進めている企業では、受付システムの利用が積極的に行われています。では、この受付システムにはどのような特性があるのでしょうか。受付システムの主要な機能について詳しく解説していきます。
- 事前予約機能
事前予約機能は、来訪者の情報をシステムに先に登録し、予定の調整を行う機能です。IDやQRコード(※) の発行機能も含まれており、担当者はこれらを取得し、来訪予定者にメールやSMSで送信します。これにより、来訪者はシステムにIDを入力したり、スマートフォンでQRコード(※) をスキャンしたりするだけで、当日の受付手続きを簡単に完了できます。
(※)QRコードは(株)デンソーウェーブの登録商標です
- 受付・来客通知機能
受付システムにおける「受付・通知機能」は基本的かつ必須な機能であり、来訪者がシステムを利用すると、訪問先の担当者へ自動的に通知が送られます。人間の介入なしにスムーズに訪問先の担当者に連絡が取れることが、この機能の大きな利点です。通知方法は製品ごとに異なり、「メール」「電話」「SMS」「チャットツール」などがあります。
- 入退場記録機能
受付システムでは、来訪者の出入りの記録を取る機能が一般的に搭載されています。さらに、来訪者の履歴を曜日や時間帯別にまとめてデータ分析を行うことも可能です。一部の製品には、来訪者の顔認証・記録機能も付いており、セキュリティが重視される企業には、このような機能を備えた受付システムが推奨されます。
おすすめの受付システム
◆RECEPTIONIST
RECEPTIONIST（レセプショニスト）は、企業の受付業務をデジタル化し、効率化を実現する受付システムです。来訪者の情報を一元管理し、訪問者の対応から来訪履歴の管理までを自動化します。
RECEPTIONISTの特徴的な機能は、事前予約機能と受付・来客通知機能です。事前予約機能では、来訪者の情報をシステムに先に登録し、来訪日時や目的を設定します。これにより、来訪者は当日の受付手続きをスムーズに行うことができます。また、訪問者がシステムを利用すると、訪問先の担当者へ自動的に通知が送られる受付・来客通知機能も備えています。スムーズに訪問先の担当者に連絡が取れます。
さらに、RECEPTIONISTは来訪者の出入りの記録を取る入退場記録機能も搭載しています。来訪者の履歴を曜日や時間帯別にまとめてデータ分析を行うことも可能です。
RESEPTINISTの導入により、人件費の軽減、業務プロセスの効率化、テレワークの支援など、多くの利点がございます。また人為的ミスの防止やセキュリティの強化、スケジュール管理の一元化も可能となります。受付業務を劇的に改善し、企業の業務効率を向上させます。
まとめ
受付システムの導入は、「人件費の軽減」「業務プロセスの効率化」「テレワークの支援」など、多くの利点をもたらします。人為的ミスの防止はもちろん、入退館の記録管理によるセキュリティの強化、会議室などのスケジュール管理の一元化も可能となります。受付業務効率化のためにも受付システムの活用を考えてみてはいかがでしょうか。
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