Dropbox Paperとは？機能詳細と業務効率化の実例についてご紹介します！

Dropbox PaperはDropboxユーザーが無料で利用可能なブラウザベースのエディタツールです。本記事ではDropbox Paperの機能をご紹介した上で、業務効率化の具体的な活用例について詳しく解説します。

Dropbox Paperとは

Dropbox Paperはブラウザベースで利用できるエディタツールです。表や画像ファイルの挿入が簡単にでき、複数人で同時編集も可能です。Dropboxユーザーは無料で利用することができ、タイムラインやタスクの可視化が可能なため、アイデア出しや共同作業に最適なツールです。また、スマホやタブレット向けのアプリもあり、どこからでも利用できます。

Dropbox Paperの基本機能

Dropbox Paperの基本機能についてご紹介します。

■テキスト編集

Dropbox Paperのドキュメントはページ概念がなく、縦長のWebページのような形式です。

特定箇所のコメントはハイライトや下線で表示され、右側にまとめられ、見やすくなっています。また、入力者の確認も可能です。

■画像・動画・表の挿入

Dropbox Paperでは、画像の追加やレイアウトの自由な調整が可能で、写真にコメントを付けることもできます。YouTubeのURLをペーストすると動画が自動で表示され、Google MAPやPinterestなどのURLも同様にプレビュー可能です。

また、表の作成も可能で、行や列の追加や削除が自由に行えます。

■タスク管理

Dropbox Paperでは、To-doリストの作成やメンションを付けての指示、期日設定が可能となり、タスクの完了はチェックで一目で確認できます。

また、タイムライン機能を利用してガントチャートを作成し、進捗管理を行うことができます。新しい項目の追加やメンション、期日設定、色分けによる視認性の向上も可能です。

Dropbox Paperで実現する業務効率化の例

Dropobox Paperを使用した業務効率化の実例をご紹介します。

■議事録作成

Web会議での課題として、資料や意見の集約が必要な場合、Dropbox Paperをホワイトボードのように活用できます。プロジェクトメンバーを招待し、ファイル共有やコメント、意見交換、タスク管理などの共同作業が可能で、情報整理やプロジェクト管理がシンプルになります。

■作業進捗管理

リモートワークにより各メンバーの作業進捗が見えにくい問題に対し、Dropbox PaperではTo-Doリストの作成や進捗管理、ファイル共有、締め切り設定、時間のトラッキングが一元的に行えます。また、メンションを使用して指示を送ることや、ガントチャートを作成して進捗管理を行うことも可能です。

まとめ

本記事では、Dropbox Paperの機能と実業務における活用事例についてご説明しました。

Dropbox Paperの各種機能を使用することで、議事録作成や作業進捗管理をチームで共有しながら円滑に進めることができます。

また、ストレージ機能とDropbox Paperを併用することでファイル管理とタスク管理を1つのアプリケーションで一元管理し、効率的に業務を進めることが可能になります。

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