人事・採用担当者必見！オンライン採用するならZoom

新型コロナウイルスの感染拡大によって生活様式が一変し、テレワークを導入する企業が増えている中、採用活動でもオンライン化が進んでいます。今回は選考や面談をオンラインで行う場合のメリット・デメリットと、選考や面談に使えるビデオ会議ツール「Zoomミーティング(以下Zoom)」の機能についてご紹介します。

新型コロナの影響によりオンラインでの採用活動が活発化した

新型コロナウイルスの感染拡大により、通勤中やオフィス内でのウイルス感染を防ぐためテレワークが普及しました。また、対面面談をする必要のないオンライン採用を導入する企業が増えています。

企業にとってはテレワークを実施しているというアピールにもなる他、コロナウイルスへの感染リスクがある対面面談を避けたい求職者にとってもメリットとなっています。

HR総研（ProFuture株式会社）が行った「【HR総研】2021年卒＆2022年卒採用動向に関する調査」によるとオンライン採用を導入している企業は全体の50％以上、特に従業員数1,001名以上の大企業に限定した場合は80％以上という結果がでており、採用活動におけるオンラインの利用が積極化していることがうかがえます。しかし一方で、半数近くの中小企業や一部の大企業では、オフラインのみで採用活動を実施していることがわかります。

そこで今回は、オンライン採用のメリットとデメリットについてまとめました。

オンライン採用のメリット・デメリット

メリット① 応募数の増加と採用の質の向上が期待できる

Zoom面接を活用することのメリットの一つには「応募数の増加と採用の質の向上」が挙げられます。対面によるオフライン面接だけを行っていた場合、どうしても地方や海外といった遠隔地の人との接点が少なくなります。求職者側としては、距離が離れている分、エントリーするのにハードルを感じるかもしれません。担当者が遠隔地に訪問して面談を行うケースも考えられますが、その場合は、時間とコストが大きくなるため、たとえ実施できたとしても頻繁に行える可能性は少ないかと思います。

インターネットに接続できる環境さえあれば遠隔地の求職者とも面談を行えるZoom面接を活用することで、物理的制約を越えることができ、従来よりも多様な母集団を形成することが可能となります。また、従来はアプローチしきれていなかった遠隔地在住の優秀な人材を獲得できる可能性も十分にあります。

メリット② 人事担当者の負担や移動コストを軽減できる

従来のオフラインで行う採用の場合、「会社説明会の実施」「エントリー」「選考」と、各所で説明会会場のレンタル代や社内面接場所の確保といった人事部門のコストと工数がかかっていました。

Zoomを活用したオンライン採用を導入することで、会場費はゼロまたは従来よりも大幅に圧縮することが可能となります。採用担当者・求職者双方が自宅にいながら面談を行うことも可能となるため、オフィスへの移動時間や交通費といったコストを削減することにもつながります。

デメリット① 応募者の判断材料が少ない

一方で、オンライン採用を行った場合のデメリットもあります。

ビデオ通話の場合、採用担当者から見えるのは画面に映っている部分のみです。対面面談の場合、入室時の所作や全身の身だしなみを総合的にチェックしていた採用担当者も多いとは思いますが、オンライン採用では残念ながらそれが出来ません。

デメリット② 間合いがとりづらくミスコミュニケーションが起こりやすい

オンラインを活用した採用活動は先述した調査から分かるように、実施している企業も多くなってきました。しかしまだ求職者側も人事担当者側も実施経験は少なく、オフライン時ほどのコミュニケーションを行うことはできていません。

オフラインであれば、相手の話に合わせて質問をしたり、逆に相手の話に耳を傾けたりすることが自然とできていますが、オンラインになると、どのタイミングで話しかければよいのか不明瞭となり、ミスコミュニケーションや一方的なコミュニケーションとなることも少なくありません。これは面談に限らず、説明会などでも類似のことが言えます。

人事・採用担当者にとってメリットしかない”Zoom”の機能とは

「これからオンライン採用を始めたい」「すでにオンライン採用をしているがデメリットが多く負担となっている」といった人事・採用担当者の方におすすめなのが、ビデオ会議ツールとして有名なZoomを使ったオンライン採用です。上記の通り、メリットとデメリットがあるオンライン採用ですが、Zoomの機能を利用することでデメリットを補い、採用活動の強化を後押しすることが可能になります。

Q＆A機能

Q&A機能はビジネスプラン以上、又はZoomのウェビナーアドオンを追加すると利用可能となる機能です。オンライン採用活動中に感じた質問やコメントを文面に残すことが出来るため、仮に会話が一方通行になったとしても双方向でのコミュニケーションが生まれ、質問をしそびれてしまうリスクを低減させることが可能です。

チャット機能

ビデオ通話中のチャット機能を用いることで、音声・映像と合わせて文面でもやり取りが可能となり、より綿密なコミュニケーションをとれるようになります。また、通話後も連絡先を登録しておくことで、チャット機能を活用することができますので、通話時にできなかった質問などを行うことができ、ミスコミュニケーションの発生リスクを低減させることが可能です。

録画機能

面談の様子をそのまま保存することも出来ます。面談後に社内で共有することで、面談実施者のみでの判断ではなく、より公平な採用判断が可能になる他、面談実施者の癖等を確認することが出来るため、面談のフィードバックも可能になります。

ブレークアウトルーム

ここまでは個別面談に関する機能を紹介してきましたが、選考の中で重要な採用候補者同士で行うグループディスカッションもZoom内で完結することが出来ます。Zoomのブレイクアウトルームという機能を使うことで、参加者をビデオ会議から退席させることなく、個別のグループに分けることができます。

ブレイクアウトセッション中の会話や映像はグループ毎に独立して共有されるので、他のグループに会話の内容が聞かれることもありません。

ビデオ会議のホストのみが複数グループを行き来でき、オフラインで行うグループディスカッションと遜色なく実施することができます。

他社ツールのビデオ会議ツールでグループディスカッションをやる場合、「一旦元のセッションから離れて個別でグループセッションを組んで・・」というように手間がかかるので、一つのセッション内で説明会から個別のグループディスカッションを行うことが出来るのはZoomならではの機能といえます。

まとめ

今回はZoomの活用方法としてオンライン採用について解説してきました。感染症対策として実施・導入が進んだオンライン採用ですが、人材の多様性を高められたり、コスト削減につながったりするメリットもあり、ウィズコロナ・アフターコロナ時代において、スタンダードな手法となる可能性も十分にあります。

オンライン採用で懸念される点として、ミスコミュニケーションや質問漏れ、グループディスカッションへの対応などが挙げられます。しかし、これらについては、Zoomの機能を活用することで、十分にクリアすることが可能です。
ぜひ、これからオンライン採用を本格的に進めようと検討されているご担当者様は、以下より「オンライン採用の強化書」をお読みいただき、貴社のオンライン採用実践にお役立てくださいませ。