【社員の８割以上がWeb会議に不満！？】Web会議の障壁と対策

オンライン会議やテレワークを導入する企業が増加しているなか、実際にテレワークを実施している従業員はどのように感じているのでしょうか。今回は、テレワークの中でも特にWeb会議に着目し、従業員の本音とそこから見えてくる課題を洗い出しました。その上でWeb会議を有意義にするためのポイントをご紹介します。

テレワークを導入している企業の約8割がWeb会議システムを利用

矢野経済研究所が行った「テレワーク関連ソリューションの動向調査」によると、テレワーク勤務中に利用したITツールの割合は、「ウェブ会議システムが79.2％」と約8割がWeb会議システムを利用しているという結果になりました。リモートワークが拡大する中、ビジネスのコミュニケーションツールとして重要視されているのがWeb会議システムです。

導入が簡単に行えることもあり、需要はますます伸びています。

出典：「矢野経済研究所　テレワーク関連ソリューションの動向調査」
（https://www.yano.co.jp/press-release/show/press_id/2467）

Web会議の課題点とは？テレワーク実施企業の社員の不満

需要が伸びている一方で、従来の対面会議との違いで戸惑うことも多いでしょう。本項では株式会社J.D. パワー ジャパンが行った「株式会社J.D.パワージャパン　2020年Web会議システム顧客満足度調査」からWeb会議ならではの課題をご紹介します。

通信環境の不具合で接続できない

Web会議システムに関するトラブルとして、「音声が聞き取りにくい」が35％、「途中、接続が切れる」が26％、「画面共有が遅延する（タイムラグがある）」が17％など、通信環境に起因する不具合が多い結果となりました。
また、顧客満足度の低下に繋がる不具合として、「共有画面の画質が悪い・解像度が低い」が挙げられています。

Web会議システムを上手に活用するためには通信トラブルに強いツールを選ぶことが重要になります。

会議中に発言するタイミングに困る

相手の様子がわからないため、発言のタイミングがとりづらいという課題もあります。対面でのコミュニケーションであれば、問題になりにくい間の取り方ですが、オンラインの場合は間を取りづらくなってしまうことが要因として挙げられます。

背景や顔映りが気になる

「顔を出したくない」、「出社しないのにスーツを着たくない」、「Web会議のために化粧をするのが嫌だ」といった不満も見受けられました。また、自室が画面に映ることもプライバシーの観点から懸念する場合もあり、テレワーク・Web会議特有の不満点といえます。

スムーズな資料共有ができない

資料配布やモニターへの投影が行えないため、代替として画面共有を行うことになります。画面が見づらい、画面共有に時間がかかるなど参加者にとって大きなストレスとなり、会議の効率を下がる要因にもなります。

Web会議システムがうまく使いこなせない

Web会議システムが便利であるということはわかっていても、それを使いこなせないのでは意味がありません。

機能やユーザーインターフェースが複雑でよくわからないという意見や、機能を十分に有効活用できないといった声も少なくありません。

出典：「株式会社J.D.パワージャパン　2020年WEB会議システム顧客満足度調査」
（https://japan.jdpower.com/ja/press-releases/2020_Japan_WEB_Conferencing_System_Customer_Satisfaction_Study）

Web会議システムを導入する前に！会議ルールのポイント

今後テレワークにおけるWeb会議でのコミュニケーションは重要となりますが、現状ではまだまだ多くの不安や課題もみられます。
では、どうすれば不満を解消して、スムーズにWeb会議を行うことができるのでしょうか。
会議ルールのポイントについて解説します。

開始時間に始められるように10分前には準備をする

時間通りに開始しようとして、接続トラブルで始められないというトラブルは少なくありません。Web会議の場合は参加者には数分前に入室して頂き、接続確認などの準備をしておくことでスムーズに開始することができます。

特に主催側では事前に機器の接続確認を行い、本番になってマイクが使えないといったトラブルを避けることが肝心です。

質問するタイミングを設ける

発言のタイミングが難しいとされているWeb会議では、進行役が、一人ひとりに質問や意見を求めると参加者の能動性を高めることができます。

Web会議の場合、質問や話の途切れが分かりづらく、主催側や進行役が一方的に話して結局何も伝わらないというリスクもあるため、質問や意見を募る時間を用意することで、スムーズに会議が進められる他、参加者の理解を促すことができます。

会議に集中できる環境を整えておく

自宅から参加するWeb会議は対面会議に比べて集中力の維持が難しく、集中力が切れてしまった際の立て直しにも時間がかかる可能性が高くなります。

集中力が切れてしまう要因として、ネット接続や機器トラブルのみでなく、リモートワーク中の執務スペースに家族やペットが入ってくる場合もあります。特に家族がいる参加者の場合はWeb会議があることを事前に伝え、協力を仰ぐといった工夫が必要です。

発言しない時間はマイクをミュートにする

使用しているマイクによってはため息や些細な生活音も拾う可能性があります。双方向音声に対応していないWeb会議システムを使っていた場合は、遅延や音声のぶつ切りにも繋がるので注意が必要です。
対策としては、発言者以外はマイクをミュートにすることです。


今回はWeb会議の課題と対策についてご紹介致しました。まだまだ普及の段階ですので多くの方が戸惑っていることかと思います。
Web会議をすでに活用している方もこれからの方もスムーズに導入出来るよう以下の資料も是非ご覧ください。