Web会議でよくある困りごと10選と解決法

リモートワークにかかせないWeb会議ですが、導入後に課題を抱える企業が多く見受けられます。Web会議を導入したばかりの企業や従業員が感じている課題をもとに、効果的なWeb会議にするため、「環境の改善」と「進め方の改善」に着目した具体的な解決策をご紹介していきます。

テレワークが進む中、Web会議のコミュニケーションに課題

働き方改革や新型コロナウイルスの影響により、テレワークの需要が高まっている一方、その導入が難しいと考えている企業も存在します。テレワークを進める上で欠かせないのが、Web会議ツールですが、便利な反面、使い方を間違えると様々な問題が発生するリスクもあります。

まず、セキュリティの問題が挙げられます。テレワークはどこでも行える反面、カフェやシェアオフィスなど不特定の部外者がいる場所で行った場合、情報漏えいなどのセキュリティリスクが高くなります。オフィス環境と同じようにセキュリティの安全性を確保するためにはセキュリティシステムを整備することが必要です。

また、社員間のコミュニケーション不足の懸念も理由の一つで、テレワークにより離れた環境で仕事を進めるとお互いに直接顔を合わせる機会が減り、協調性やモチベーションの低下、連携不足などの問題を引き起こす可能性があります。日常的なコミュニケーションはもちろん会議などにおいても対面式であれば、非言語的な要素によって細かいニュアンスや曖昧な表現などを相手に伝えることができますが、画面越しでのコミュニケーションだとそれが難しくなります。

社員のコミュニケーション不足は、業務の生産性にも影響を与えかねない重大な課題となっています。

Web会議でよくある困りごと10選

実際にWeb会議を導入している企業でもさまざまな課題があり、うまく使いこなせずに苦労しているところが多く存在しています。
ここではそのような企業のWeb会議での困りごとについてご紹介します。

【環境要因】

・発言後の場の空気がつかめない、読みにくい

Web会議ツールを利用したミーティングでは、参加者の細かな表情の変化を読み取るのが難しく、非言語的なコミュニケーションをとることが困難です。
そのため、相手に話の趣旨がきちんと伝わっているのか、反対に自分の理解は間違っていないかなどと不安を感じてしまうことがあります。

・ツールの使用に慣れておらず、全員の参加に時間がかかる

使い慣れてしまえば問題はありませんが、導入したてのツールを使用する際は注意が必要です。
ツールの機能や操作方法に慣れていない人が数人いるだけでも、当人の遅刻のみならず全体の遅延につながる可能性があります。

・資料や画像共有に手間取る、時間がかかる

上記と同様、ツールの操作に慣れていないことで、本来簡単に行えるはずの資料や画像の共有に余計な時間をかけてしまうことで、Web会議がスムーズに進行できない課題もあります。

・ホワイトボードや議事録が共有しにくい

ホワイトボードの機能を使用することで図解などの説明をする際に役立ちますが、どう共有したら良いのかを把握していないと手間取ってしまい、無駄な時間を費やしてしまいます。

・途中で音声や映像が不安定になり、中断される

ネットワークの接続が安定しない場合、映像や音声に乱れが生じることがあります。
最悪の場合、中断を余儀なくされることもあります。

・繋げられない人がいたり、音声が出なかったりと説明に手間取る

操作に慣れておらず、不具合が生じている人がいる場合、その人への説明が必要となります。
直接説明できればスムーズにいくことでも、画面越しでの説明となると時間がかかってしまいます。

【会議内】

・聞き返したり、確認したりしにくい

聞き取れなかった内容や確認したいことがあっても、発言することを諦めてしまう傾向があります。
基本的に発言権を持つのは一人であり同時に話すことができないため、緊張感が増してしまうことが要因と考えられます。

・たたき台やラフ案に対する意見がでにくい

Web会議は参加者全員の貴重な時間を費やして行われています。
そこでの発言で余計なことは言ってはいけないという意識が働き、自分の意見をはっきりと言えなくなってしまうことがあります。

・会議が必要最低限の共有や確認事項になり終始してしまう

対面であれば手軽な情報共有が可能ですが、Web会議では軽い雑談などができずに、必要最低限の共有や確認事項で終わってしまうことがあります。

・一問一答になってしまい、活発な議論になりにくい

進行役はミーティングを有意義なものにしようと参加者に問いかけを行いますが、それがかえって一問一答のようになってしまい、議論を交わすという状態が難しくなってしまいます。

課題の原因は会議の進め方か環境かで分かれる

課題の原因は何かを考えてみると、進め方に問題があるのか、環境に問題があるのかの大きく2つに分けることができます。ツールや機能を使いこなせないという問題やセキュリティリスクは環境要因として挙げられると思います。

いくら便利な機能が備わっていても、ユーザビリティが複雑で使いにくいようなツールでは意味がありません。
誰でも簡単に操作でき、セキュリティ対策が万全なWeb会議ツールを選ぶようにしましょう。
コミュニケーションがうまくいかないなどの課題は進め方に問題があると考えて良いでしょう。
ミーティングひとつとっても、進行役が一方的に話を進めるだけの内容となってしまってはコミュニケーションが活発に行われず、問題につながる恐れがあります。

そのような事態を起こさぬよう、進め方に注意することもテレワークを推進する上で欠かせないポイントです。

コミュニケーションを活発にさせる会議の進め方とは

課題の多くは、環境によるものと進め方に問題があるということがわかりました。では実際にどのようなことを行えばその課題を解決することができるのでしょうか。

ここでは解決策を環境要因のものと進め方要因のものに分けてご紹介していきます。

・環境改善

個人での利用の場合はともかく、ビジネスシーンでのWeb会議ツールにはコストをかけてでも十分なセキュリティ機能が備わっているものを選ぶことが大切です。

その上でIDやパスワード、ミーティングルームのURLなどログイン情報を長期間変えていない場合は退職者対策として定期的に変更するなど管理を行いましょう。Web会議ツールのZoomに備わっている機能として、バーチャル背景を利用するのも有効です。セキュリティに役立つ機能を利用していくことが大切です。

また、ネットワーク環境でのセキュリティリスクにも注意する必要があります。会社で専用のWi-Fiルータを貸与すると同時に、使用上のルールを社内に浸透させることでテレワーク環境改善につながります。

・活発な会議の進め方

会議の進め方を工夫することでコミュニケーションを活発にさせることができます。

まず、事前の準備はしっかりと行いましょう。参加者に議題や必要に応じて資料などを事前に共有しておくとスムーズに進めることができます。
会議中は、進行役が淡々と話を進めるだけでは一方通行なものになってしまいますし、質疑を繰り返すだけでは議論になりません。
適度に意見を聞いたり参加者にも発言してもらったりすることで双方向のコミュニケーションにつながりますし、Zoomに備わっている「手を挙げる」機能やチャット機能を使用して活発な会議進行をアシストすることもできます。

実施前、まずはスムーズに進行できる環境づくりから

今回の記事では、Web会議のおすすめ環境と進行についてご紹介しました。Web会議での困りごとはツールの使い方や使用ルールなどの環境で対応できる可能性があります。
すでにWeb会議を実施しているがスムーズに行かないという方も、これから実施をご検討の方もより有意義なWeb会議の環境作りにご活用ください。