Web会議ツールを他のツールと連携するメリットとは？

新型コロナウイルスの影響により、多くの企業がWeb会議ツールを使ってリモートワークやWeb会議を行うようになりました。このWeb会議ツールは、ただWeb会議を行うだけでなく、各種ツールと連携することで業務効率化も期待できます。この記事ではWeb会議ツールを他のツールと連携させることで得られるメリットについて解説します。

コロナ禍で活用が進んでいるコミュニケーションツール

コロナ禍では、テレワークなどを取り入れる企業も増えているため、Web会議ツールの利用も増えています。またWeb会議を行う中で、スケジュール調整や資料の共有、議事録の共有など効率化したい業務が浮かび上がってきた企業も少なくないでしょう。このような背景もあり、Web会議の効率化に向けたコミュニケーションツールの連携が求められるようになっています。

コミュニケーションツールを他のツールと連携することによって得られるメリット

ZoomやTeamsといったWeb会議を行う際に使用するコミュニケーションツールを他のツールと連携することで、さまざまなメリットが得られます。

例えば、Zoomには会議内容の録画・共有ができる機能がついているため、会議の振り返りが簡単にでき、Web会議の効率化が期待できるでしょう。また、Zoomの場合、エンタープライズプランであれば無制限でファイルのクラウド保存が行えます。そのため、Google Driveなどクラウド保存ツールと連携し、会議で使用する資料の共有や議事録の共有など、会議に関連する資料は全て保存しておけるため、会議をスムーズに行えるようになるでしょう。

カレンダーとの連携もでき、連携によってカレンダー上からの会議予約や会議への参加が可能になるため、タスク管理の効率化も期待できます。プロジェクトの規模が大きく、関わっている人が多い場合、適切なタスク管理は非常に重要です。テレワーク下におけるタスク管理の難しさを感じている方はぜひ活用してみてください。

そのほかにも、Web会議ツールを使えば情報管理の効率化も期待できます。例えば、Teamsの場合、ツールと連携することで、連携先に保存されているExcelやWordといったOfficeのファイルを直接開いて作成・編集が行えるようになります。「Web会議はこちらのツールで…」、「情報管理は別のツールを使って…」といった使い方をする必要がないため、手間が大きく省かれるでしょう。

企業ですでに使用しているツールに合うWeb会議ツールを導入することで、コミュニケーションや業務の効率化がはかどります。

Zoomの無料・有料で使える連携アプリ

ここでは、Web会議ツールの中でもZoomに焦点をあて、Zoomで連携できるツールを紹介します。ここで取り上げるツールは、以下の通りです。なおこれらのツールは無料で利用を始めることができ、必要に応じて有料オプションに変更することもできます。

・Coubic
・Qumu
・asana
・Docket
・AI GIJIROKU
・Googleドキュメント
・Trello
・Adobe XD
・HubSpot
・BOX
・Googleカレンダー
・Dropbox
・Slack
・Teams

Coubicはオンライン集客アプリです。Zoomと連携させることで、Web会議の予約や社内セミナーの参加予約などができるようになります。

QumuはWeb会議を録画および管理ができるツールです。Zoomと連携させることによってWeb会議を自動的に録画してくれ、社内共有が可能となります。またWeb会議のリアルタイムライブ配信もできるため、会議に参加していない社員、参加できない社員も会議の議題などを把握することが可能となります。

asanaは、Web会議の録画はもちろん会議の書き起こしもできるワークマネジメントツールです。書き起こしがあれば、議事録も作成しやすくなるため、業務の効率化につながります。書き起こしをプロジェクトチームなどチーム全体で共有すれば、スムーズな決断ができるようになるかもしれません。

Docketは、議事録作成ツールです。議事録を自動的に作成することができ、作成した議事録は関係者との共有もできます。また、アーカイブ機能も備わっており、この機能を使うことでToDoリストや決定事項、メモなども保存できるため、タスク管理にも活用できるでしょう。

AI GIJIROKUは、AIによる議事録作成を行ってくれるツールです。Zoomと連携させることによって、Web会議をリアルタイムで文字起こしすることができます。議事録は会議の参加者が振り返りを行う際に使用するだけでなく、参加していな人との情報共有にも重要なものです。チーム全体、部署全体、会社全体の業務をスムーズに進めるためにも、リアルタイムでの議事録作成は大いに役立つでしょう。

Googleドキュメントは、多くの企業で利用されている、グーグルが提供する文章作成ツールです。キーボードによる文字入力はもちろん、音声の自動認識にも対応しているため、議事録作成にも活用できます。マイクが拾った音声が文字に起こされるため、特に少人数でのWeb会議の利用に適しているといえます。

このように、Zoomは無料でさまざまなツールとの連携が可能です。なお、Coubic、Qumu、Docketに関しては、それぞれのツールでしか連携できないツールとなっているため、利用にあたっては注意が必要です。

まとめ

Web会議ツールを他のツールと連携させることで、Web会議の効率化が期待できるほか、情報やタスクの管理・共有を効率よく行うことができます。新型コロナウイルスの影響によりWeb会議ツールを導入した企業は多いと考えられるため、さらに効果的な使い方をするためにも、今回の内容を参考にツールとの連携を試してください。特にZoomは幅広いツールとの連携が可能で、議事録作成や情報共有、資料共有なども行いやすいためおすすめです。これからWeb会議ツールを導入しようとしている企業は、ぜひ利用を検討してください。