会議を効率化する5つのコツとお役立ちツール

働き方改革が推進されるなか、生産性向上や業務改善を目指すために会議を効率的に行うことが大切です。

しかし、会議が長引いたにもかかわらず意見がまとまらない、何も決まらないというように、非効率な会議になってしまうこともあるのではないでしょうか。

本記事では、「会議を効率的に進める方法が分からない」「会議を効率化できるサービスについて知りたい」とお悩みの企業担当者さま向けに、会議を効率化するコツや便利なツールについて解説します。

会議を効率化する5つのコツ

会議が効率的に行われない原因は、会議の目的が設定されていない、事前の段取りが不十分など企業によって異なります。

ここでは、会議を効率化するコツを5つ紹介します。

①事前に資料を配布する 

1つ目のコツは、事前に会議の資料を参加者に配布することです。事前に資料を配布することで、参加者は会議の議題や資料の内容を共有・把握できます。

参加者は意見や質問を前もって考えることができるため、会議をスムーズに進められて建設的な議論を行えます。また、資料は必要最低限の内容にして、作成者・発表者の負担を減らすのが望ましいです。

②発言のルールを決める

2つ目のコツは、発言のルールを決めることです。発言のタイミングにルールがないと、話を遮って質問や意見が出たり、同じ参加者ばかりが発言したりする場合もあるため、会議が効率的に進まなくなることが考えられます。

下記のようなルールを決めることで、スムーズかつ活発な会議を行えます。

▼発言のルール例

• 挙手をして指名されたら発言する
• 意見は端的に言う
• 否定するときは代替案を提示する　など

③役割分担を決める

3つ目のコツは、会議中の役割分担を決めることです。役割分担を決めずに会議を行うと、話が脱線した際に目的に沿った議論に戻したり、効率的な会議運営ができなかったりするケースがあります。

会議をスムーズに行うためにも、会議の進行役や調整役などを決めることが大切です。会議中の役割には、会議の進行や議論をまとめるファシリテーター（進行役）、議題に関する発表を行うプレゼンテーター、発言時間や終了時間を管理するタイムキーパー、会議内容を記録する議事録担当などがあります。

④参加者を絞る

4つ目のコツは、会議の参加者を絞ることです。多くの人が会議に参加すると、意見がまとまりにくく、会議の時間が長引きやすくなります。

また、議題に関係のない人がいる場合、座って聞いているだけで発言がなく、無駄に業務時間を奪うことにもなります。必要な議論を効率的に行うためにも、参加者を絞って必要最小限の人数にすることが望ましいです。

⑤会議の目的を事前に周知する

5つ目のコツは、会議の目的を事前に決めて周知することです。会議の目的には、問題解決や意思決定、意見交換、情報共有、コーチングなどがあります。

会議の目的が分からないと、参加者は何を話し合えばよいか分からず、意見が出にくくなります。何のために会議を行うのかを周知しておくことで、参加者は目的に対して考えることができるため、意識が向上して議論を深めることができます。

会議の効率化が図れるツール

会議を効率的に行うためには、会議の効率化が図れるツールを活用する方法もあります。

会議の効率化に役立つツールには、社員のスケジュールを管理するツールや、会議室の予約をWeb上で行えるツール、インターネットを通して遠隔地の相手と会議を行えるWeb会議システムなどが挙げられます。

▼会議効率化に役立つツールの例

• スケジュール管理ツール
• 会議室予約ツール
• Web会議システム
• ビジネスチャット
• 録音ツール
• タイムキープツール
• 議事録作成ツール　など

ツールを導入する際は、自社の会議に必要な機能や使いやすさ、費用対効果などを比較して選ぶことが大切です。

Web会議の導入で得られるメリット

会議を効率化するツールはさまざまなものがありますが、近年は“Web会議システム”が特に注目を浴びています。

Web会議システムの一番のメリットは、インターネット環境とパソコンやタブレットなどの端末があれば、場所にとらわれずに会議ができることです。外出先や在宅勤務中でも会議に参加できるため、さまざまな働き方を実現できます。

▼Web会議システムのメリット

• 移動時間・待ち時間・交通費の削減につながる
• 録画・録音機能で会議を振り返ることができる
• 会議資料のペーパーレス化、印刷費の削減につながる
• 意思決定のスピードが上がる　など

Web会議システムの『Zoom Meetings』は、主催者が承認するまで参加者が入室できない待機室をはじめ、画面共有機能・レコーディング・文字起こし機能・挙手機能などがあります。また、会議の情報を暗号化してデータを保護するAES暗号化通信で、セキュリティ対策を行えます。

また、会議室に複数人が集まってWeb会議に参加する場合は、『Zoom Rooms』がおすすめです。

Zoom Roomsは、専用の機材を会議室に常設する据え置き型のWeb会議システムです。開始ボタンをタッチするだけで会議を開始できる機能や、会議室の予約機能、ワイヤレス画面共有機能などがあり、ストレスフリーな会議を実現します。

Web会議のメリットやZoom Meetingsについては、こちらの記事で紹介しています。

まとめ

この記事では、会議の効率化について以下の内容で解説しました。

• 会議を効率化するコツ
• 会議の効率化が図れるツール
• Web会議システムのメリット

会議を効率的に行うには、事前準備や会議目的を明確化する、ルールを決定するなどさまざまなコツがあります。また、Web会議システムをはじめとしたお役立ちツールを活用することも有効です。会議を効率化することで、生産性の向上や業務改善につなげることが可能になります。

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