その使い方もったいない...！実は便利なDropboxの使い方
Dropboxは、ファイルを保存・共有するだけでなく、PC容量の節約、社外との安全なファイル共有、バックアップ、共同編集など、さまざまな業務に活用できます。
本記事では、法人で特によく利用されるDropboxの便利な使い方を、活用シーンごとに分かりやすく紹介します。特に検索の多い「オンラインのみ」機能についても詳しく解説しています。
この記事で分かること
Dropboxでできること・便利な機能
PC容量を節約する「オンラインのみ」機能
バックアップ・共同編集・ファイル共有の活用方法
法人で業務効率化につなげるポイント
目次[非表示]
※ 本ブログ記事の内容は、記事掲載時点の情報に基づいて記載されています。そのため、アップデートなどにより現行の情報と異なる場合があります。あらかじめご了承ください
PCの容量を節約する
「オンラインのみ」機能
PCのハードドライブ容量を節約できる機能です。
PC側にはファイル名や更新日などの情報のみを保存し、必要なときだけ実データをクラウドからダウンロードします。
「クラウドのみに保存」「ローカルに保存」「クラウドとローカルが混在したフォルダで保存」いずれかの状態で利用できます。
※Dropbox ProfessionalプランとDropbox Businessチームのメンバーが利用可
選択型同期
Dropbox上にあるフォルダのうち、同期するフォルダを指定できます。
テレワークで使用するノートPCなど、ストレージ容量が限られた環境で重宝します。
たとえば、普段使用しない過去のプロジェクトフォルダは同期から除外し、現在進行中のプロジェクトフォルダのみを同期するといった使い方が可能です。
ファイル共有・共同作業を効率化する
オンライン上でのファイル編集
Dropboxに保存されているWordやExcelファイルを開く際に、「Office Online」アプリを選べばブラウザ上で編集可能になる機能です。
編集中のファイルが個人用のアカウントに保存されている場合、ファイルの編集にMicrosoftアカウントやOfficeライセンスは必要ありませんが、チームアカウントにファイルが保存されている場合は、企業向けMicrosoftアカウントが必要です。
また、チーム向けであるDropbox Standard、Advanced、Business、BusinessPlus、およびEnterpriseユーザーであれば、共有フォルダに保存しているファイルを複数人で同時編集できます。
ファイルリクエスト機能
複数人からのデータをDropbox上に集約させる機能です。
送信者がDropboxのアカウントを持っていなくてもアップロードできます。
使い方は管理者が発行したURLにアクセスし、ファイルを選択して名前とメールアドレスを入力するだけ。
Dropbox Basic、Plus、Familyのユーザーがリクエストできるファイルサイズは2GBまでで、Dropbox Professional、Essentials、Business、Business Plus、Standard、Advanced、Enterpriseのユーザーは、250GBまでのファイルを受け取れます。
ファイルリクエスト機能は、資料やレポート等の収集に役立てることができ、PlusおよびBusinessユーザーであれば、締め切りを設定することで関係者に受付期限を周知することも可能です。
バックアップ・ランサムウェア対策を強化する
Dropbox Backup
PCや外付けドライブのファイル・フォルダを自動的にバックアップする機能です。
保管したいファイルやフォルダを選ぶだけで、数クリックで設定が完了します。
元の場所に復元されるので、フォルダを整理する必要もありません。
ランサムウェアやドライブの故障によるデータ損失に備えられます。
Dropbox Rewind
アカウント全体を任意の時点まで巻き戻せます。
DropboxBackupでは個別のファイルやフォルダが対象となりますが、アカウントがウイルス感染した場合など一度に大量のデータを失った場合に役立ちます。
Dropbox Professional、Essentials、Standard、およびBusinessアカウントでは180日前まで、Advanced、Business PlusおよびEnterpriseアカウントでは365日前まで復元可能です。
クリエイティブ制作を効率化する
Dropbox Replay
動画編集などクリエイティブ作業のレビューと承認を効率化。
共同作業者からのフィードバックを整理して表示する機能や、タイムラインでのコメント機能などがあります。
Adobe Premiere ProやAdobe After Effects、Apple Final Cut Pro、Blackmagic Design DaVincinResolve、Avid Pro Toolsといった編集ソフトとも連携可能です。
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プロジェクト管理・文書作成を効率化する
Dropbox Paper
パートナーとのやり取りにおいてタスクやスケジュールなどのプロジェクト管理に役立つ要素を1枚のドキュメントにまとめられる機能です。
リアルタイムでの共同編集やタスクの割り当てや締め切り設定などの要素を追加できます。
議事録やローンチ計画、ブレインストーミングにも役立ちます。
FAX・電子契約をデジタル化する
Email to Dropbox
Dropboxが発行する専用メールアドレスにメールの添付ファイルを転送するだけで、直接Dropboxに添付ファイルを保存できる機能です。
一見するとシンプルな機能ですが、FAX／複合機を利用しているユーザーにとっては便利な使い方が可能です。
近年のFAX／複合機ではeメール転送機能が搭載されたものが多く、受信したメールの添付ファイルで受け取ることができますが、メールを1通ずつ開封し、添付ファイルを保存していく作業が必要になります。
そこでEmail to Dropbox機能により、FAX／複合機の転送先を専用アドレスに切り替えるだけで、受信した添付ファイルを自動的にDropboxに保存できるようになります。
また、保存先フォルダを社内メンバーで共有すれば、どこにいても簡単に受信FAXを確認できるようになります。
（関連ブログ）複合機とDropboxでFAX業務を自動化！Email to Dropboxによるペーパーレス化のすすめ
Dropbox Sign
法的拘束力のある電子署名を手軽に実現できる電子署名クラウドサービスです。
DropboxとDropbox Signを連携することで、書類データをアップロードし、署名欄の設定後、署名をするユーザーのメールアドレスを指定するだけで署名依頼が送付できます。
また、署名後の確認やDropboxでの保管まで行えるため、シームレスな電子署名ワークフローが実現します。
まとめ
『Dropbox相談センター』では、Dropbox製品に精通した専門コンシェルジュが導入に向けた無料相談を承っております。導入をご検討中の担当者さまはお気軽にご相談ください。
