脱PPAPとは？ZIP添付メールの問題点と安全なファイル共有の方法

PPAPにはセキュリティの脆弱性や業務効率の低下といった課題が存在します。これらの問題を放置すると、企業にとって深刻なリスクを招く可能性があるため、脱PPAPの取り組みが急務です。

しかし、「PPAPを廃止することで業務に支障が出るのではないか」「新しいファイル共有方法に移行する際、どのツールを選べばいいか分からない」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、脱PPAPの必要性とそのメリットとともに、セキュリティを強化しつつ業務の効率化を進めるための方法をご紹介します。

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脱PPAPとは

脱PPAPとは、ファイル共有の際に「開封にパスワードが必要なZIPファイルをメールで送信し、別メールでパスワードを送る方式（PPAP）」を廃止する動きのことです。

PPAPは手軽に実施できることから、セキュリティ対策として企業で採用されていました。しかし現在では、その脆弱性が指摘され、多くの企業で脱PPAPの動きが進んでいます。

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PPAPの問題点

PPAPの問題点には主に以下の3つが挙げられます。

▼PPAPの問題点

上記の問題点から、PPAPに依存しないファイル共有の手法が求められています。

脱PPAPの動きが広まったきっかけ

脱PPAPの動きが広まったきっかけは、2020年11月にデジタル担当大臣が内閣府と内閣官房でPPAPの廃止方針を表明したことです。

さらに、2022年1月には文部科学省もPPAPを廃止し、こうした流れを受けて企業でも脱PPAPが進むようになりました。

出典：内閣府『平井内閣府特命担当大臣記者会見要旨 令和2年11月24日』

　　　文部科学省『文部科学省における添付ファイル付きメールの運用に関するお知らせ』

脱PPAPのメリット

脱PPAPのメリットには、「セキュリティの強化」「クライアントからの信頼性の向上」「業務効率の向上」が挙げられます。

セキュリティの強化

脱PPAPの最大のメリットは、セキュリティの強化です。

PPAPでは開封にパスワードが必要なZIPファイルとパスワードを同じ経路で送るため、第三者にファイルを盗み見られるリスクがありました。

脱PPAPにより、クラウドストレージや安全なファイル転送サービスを活用することで、不正アクセスや情報漏えいのリスクを低減できます。これらのサービスには、通信の暗号化やアクセス制限などの高度なセキュリティ対策が施されているため、第三者による盗み見や不正ダウンロードを防ぐことが可能です。

また、ZIPファイルを使用しないことによってマルウェア感染の可能性も下がります。

クライアントからの信頼性の向上

脱PPAPによって安全なファイル共有方法を採用することで、情報管理の意識が高い企業と評価され、クライアントからの信頼性の向上につながります。

業務効率の向上

従来のPPAPでは、開封にパスワードが必要なZIPファイルとパスワードを別途伝える手間がかかり、受け取った側も解凍作業が必要でした。

脱PPAPによりクラウドストレージや安全なファイル転送サービスを利用すれば、ファイルのアップロード・ダウンロードが迅速に行えるようになります。パスワード管理や解凍作業が不要になるため、業務効率の向上につながります。

脱PPAP後に検討したい安全なファイル共有方法

脱PPAP後、企業は安全なファイル共有方法を選定する必要があります。ここでは、新たに検討したいファイル共有方法をご紹介します。

クラウドストレージの活用

クラウドストレージは、インターネット上のサーバーにデータを保存できるほか、ネットワークを通じてどこからでもアクセスできるオンラインストレージサービスのことです。

代表的なクラウドストレージには、例えば『Dropbox』が挙げられます。Dropboxはセキュリティ面に優れており、アクセス権限を細かく設定できるため、不正なアクセスや意図しない情報漏えいが発生していないかを確認できます。万が一不審な操作があった場合でも、履歴を追跡して原因を特定しやすいため、安心して利用できます。

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ファイル転送サービスの活用

ファイル転送サービスは、大容量のファイルをインターネット経由で安全に送信するためのオンラインサービスです。

ファイルをアップロードするとダウンロード用のURLとパスワードが発行され、受信者はこれらを使ってファイルを安全にダウンロードできます。URLとパスワードでアクセスが制限されることから、不正アクセスのリスクを減らせます。

また、ダウンロードには期限があり、過ぎるとファイルが自動的に削除されるため、情報漏えいのリスクも低減できます。

ビジネスチャットの活用

ビジネスチャットでは、チャットの参加者やファイルのアクセス権限を管理できるため、機密情報が必要な人にだけ届くように制限できます。これにより、ファイルを安全に共有することが可能です。

ビジネスチャットには、例えば『Chatwork』があります。チャットにいるメンバーにだけファイル共有が行えるため、情報漏えいのリスクを低減できます。また、Dropboxと連携でき、ファイルをアップロードするとChatworkに通知が届くのでスムーズな確認が可能です。

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ZIP形式以外の暗号化

PDFやMicrosoft Officeの暗号化機能を活用することも効果的です。

例えば、PDFファイルにはパスワードを設定でき、内容を暗号化することが可能です。パスワードを知らない人はファイルを開けなくなるため、安全に情報を保護できます。

脱PPAPに取り組む際のポイント

脱PPAPに取り組む際には、適切な運用ルールを設け、社内での理解を深めることが重要です。また、導入するツールや方法を選ぶ際には、セキュリティを最優先に考慮する必要があります。

ここでは、脱PPAPを円滑に進めるためのポイントをご紹介します。

運用ルールを策定する

脱PPAPに取り組む際、重要になるのは運用ルールの策定です。ファイル共有方法やアクセス権限、利用するツールの選定基準などを明確にし、組織全体で統一したルールを作成することでセキュリティの維持と業務の効率化が図れます。

また、定期的にルールの見直しや改善を行い、最新のセキュリティ基準に対応できるようにすることも大切です。

社内教育を実施する

脱PPAPに取り組むためには、社内教育の実施も欠かせません。新しいファイル共有方法やセキュリティ対策について指導することで、従業員全員が脱PPAP後のデータ・ファイル共有を適切に行えるようになります。

なお、社内教育では具体的なツールの使い方だけでなく、情報漏えいのリスクや企業のセキュリティポリシーも伝えることが重要です。

まとめ

この記事では、脱PPAPについて以下の内容を解説しました。

• 脱PPAPのメリット
• 脱PPAP後に検討したい安全なファイル共有方法
• 脱PPAPに取り組む際のポイント

脱PPAPを進めてクラウドストレージやファイル転送サービス、ビジネスチャットなどを活用することで、より安全で効率的なファイル共有を実現できます。

なかでも特におすすめなのが、Dropboxの利用です。ファイルの暗号化が可能なほか、アクセス管理機能も備えているため、安全にデータを共有できます。PPAPに伴うリスクを避けながら業務を円滑に進めたい企業は、この機会にぜひDropboxの利用を検討してみてください。

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