企業がテレワーク環境を整えるには？必要なシステムと導入のポイント

テレワークを採用する企業にとって、安全かつ効率的に業務を行うためのシステム環境と労働環境の整備は欠かせません。特に重要なのが、セキュリティの強化と適切な管理です。社外で業務を行う場合、情報漏えいや不正アクセスといったリスクが高まるため、これらの対策を徹底することが求められます。

しかし、テレワーク環境で生じるセキュリティ上の課題をどのように解決すればよいのでしょうか。この記事では、テレワークにおけるシステム環境の構築方法や必要なセキュリティ対策について解説します。

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1.効率的なテレワークを実現するシステム環境の構築方法

テレワークをより円滑に進めるためには、すでに整備されたシステム環境を見直し、安全性と業務効率を向上させることが重要です。

特に、社内の業務システムやファイルへのアクセスを最適化することで、出社時と変わらない業務遂行が可能になります。テレワークのシステム環境の構築方法には、主に以下の4つがあります。

1. リモートデスクトップ方式
2. 仮想デスクトップ方式
3. クラウド型アプリ方式
4. 会社PCの持ち帰り方式

①リモートデスクトップ方式

リモートデスクトップ方式は、インターネットを通じて社内にあるPCに接続し、遠隔操作を行う方法です。従業員は自宅や外出先から自分のPC端末もしくは会社支給のPC端末を使って社内PCにアクセスし、通常の業務を行います。

この方式は導入が比較的容易であり、既存の社内システムを活用できる点がメリットです。また、データの処理や保存は社内PC上で行われるため、個人の端末にはデータが残らず、セキュリティ面でも一定の安全性を確保できます。

ただし、社内PCに接続して業務を行うため、万が一社内PCがシャットダウンしている場合、出社して起動させる必要があります。

②仮想デスクトップ方式（VDI：Virtual Desktop Infrastructure）

仮想デスクトップ方式とは、会社のサーバー上に仮想的なデスクトップ環境を構築し、従業員が自宅や外出先からパソコン・タブレットを使ってその環境にアクセスして業務を行う仕組みです。

リモートデスクトップ方式では社内のPCに直接接続して遠隔操作を行いますが、仮想デスクトップ方式では会社のサーバー上に構築された仮想環境にアクセスして業務を行います。実際のデータや処理はすべて会社のサーバー内で行われるため、個人の端末にはデータが残らず、高いセキュリティを確保できるのが特徴です。

ただし、インフラを構築する必要があり導入コストがかかります。

③クラウド型アプリ方式（DaaS：Desktop as a Service）

クラウド型アプリ方式は、クラウド上に用意されたアプリケーションにインターネット経由でアクセスし業務を行う仕組みです。インターネットがあれば、どこからでも同じ環境で作業できるのが特徴です。

ただし、クラウド上で作成したデータは個人の端末にも保存できるため、徹底した情報管理が求められます。特に、機密情報や重要なデータの取り扱いについては十分なセキュリティ対策を講じる必要があります。

④会社PCの持ち帰り方式

会社PCの持ち帰り方式は、従業員がオフィスで使用しているPCを自宅に持ち帰り、そのまま業務を行う方法です。既存のPC環境をそのまま利用できるため、新たなシステム導入が不要であり、コストを抑えられる点がメリットです。

ただし、物理的な持ち運びに伴う故障や紛失のリスクがあるため、情報漏えい対策が求められます。

2.企業が従業員のテレワーク環境を整えるためには

企業が従業員のテレワーク環境を整えるためには、以下のような準備をしておく必要があります。

インターネット環境

従業員の自宅にインターネット回線がない場合、すぐにテレワークを実施することができません。従業員に固定回線を導入してもらう、企業がWi-Fiルーターを貸与するなどの対応が必要です。

Wi-Fiルーターを貸与する際は、通信速度やデータ容量に注意が必要です。特に、重いファイルを扱う業務の場合、インターネットの上り速度が遅いとファイルのアップロードに時間がかかり、業務に支障が出ることがあります。そのため、業務内容に合わせて適切な速度のインターネット回線を選定することが重要です。

タスク管理ツール

テレワークでは対面での進捗確認が難しくなるため、タスク管理ツールの導入が重要です。ツールを活用することで、業務の可視化や優先順位の共有が容易になり、チーム全体の生産性向上につながります。

タスク管理ツールには、例えば『Jooto』があります。ふせんを貼ったりはがしたりするような直感的な操作で完結できるため、専門知識がなくても使いやすいのが特徴です。また、ガントチャートで全体像と進捗が一目で分かる仕様になっているため、業務の漏れを防げます。

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コミュニケーションツール

スムーズな業務遂行のためには、コミュニケーションツールの導入も不可欠です。チャットツールやビデオ会議ツールなどを活用することで、迅速な情報共有や円滑な会議が可能になります。

使いやすさに優れたコミュニケーションツールに『LINE WORKS』があります。LINEに似たデザインで、初めてコミュニケーションツールを利用する方でも直感的に操作できるのが特徴です。

さらに、重要事項の社内周知に役立つ掲示板や予定管理などのグループウェア機能も搭載されています。これにより、メンバー間での情報共有がスムーズになり、業務の効率化が図れます。

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ファイル共有システム

テレワーク環境下において円滑な情報共有を実現するためには、クラウド型のファイル共有システムが必要です。

例えば『Dropbox』は、ファイルをドラッグ&ドロップするだけで簡単にアップロード・共有できます。フォルダ単位で整理しやすく直感的に操作できるため、ファイル共有システムを初めて利用する方も簡単に使いこなすことができます。

また、アクセス権限を細かく設定でき、セキュリティ対策がしやすい点も魅力です。

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セキュリティツール

企業が従業員のテレワーク環境を整えるためには、セキュリティツールの導入が不可欠です。具体的には、VPN（※）や二段階認証を利用した安全な通信環境の構築、ウイルス対策ソフトやファイアウォールによる不正アクセス・マルウェアの防御、データ暗号化による情報漏えい防止などが挙げられます。

セキュリティツールには、例えば『Gluegent Gate』があります。Gluegent Gateでは、「ネットワーク（場所）」「PC・スマートデバイス（物）」「アカウント・グループ（人）」「曜日・日（時間）」によるアクセス制限を行えます。これにより、業務に必要な環境を確保しながら、外部からの不正アクセスや不適切な操作を防止できます。

※VPNとは、インターネットを通じてネットワークに安全に接続するための技術のこと。

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3.テレワークを安全に運用するためのセキュリティ管理

テレワークを安全に運用するためには、「物理的なセキュリティ対策」と「技術で守るセキュリティ対策」が必要です。

物理的なセキュリティ対策

物理的なセキュリティ対策には、例えば従業員が使用する端末の紛失や盗難を防ぐことを目的とした「ロック機能・追跡アプリの活用」が挙げられます。

端末にロック機能を設定することで、不正アクセスを防げます。また、追跡アプリを導入すれば端末の位置情報を追跡し、紛失時に迅速に対応できます。

このほか、企業が所有する端末にデータ暗号化を施すことも、物理的なセキュリティ対策の一つです。万が一紛失や盗難が発生しても情報漏えいを防げます。

技術で守るセキュリティ対策

テレワークを安全に運用するための技術的なセキュリティ対策は以下のとおりです。

▼技術的なセキュリティ対策

これらの対策を組み合わせることで、テレワーク環境の安全性が高まり、円滑な業務運営が実現します。

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4.まとめ

この記事では、効率的なテレワーク環境を実現するためのシステム構築方法と、そのセキュリティ対策について以下の内容を解説しました。

• システム環境の構築方法
• 企業が従業員のテレワーク環境を整えるための準備
• テレワークを安全に運用するためのセキュリティ管理

社内で業務を行うのとは異なり、テレワークは管理が難しく、情報漏えいのリスクが高まります。しかし、これらのリスクはVPNやファイル共有システム、データ暗号化などのセキュリティツールを活用することで回避できます。

ファイル共有システムを導入する際は、セキュリティに優れたサービスを選ぶことが重要です。例えば、Dropboxは高度なセキュリティ対策を施しており、ファイル共有に伴うリスクを低減できます。ファイル共有システムの導入を検討している方は、ぜひDropboxをご検討ください。

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