ファイル共有のセキュリティリスクとは？Dropboxを企業利用する際の情報漏えい対策を解説

従来のファイル共有では、不正アクセスやデータ漏えいといったセキュリティ面で課題を抱えている企業が多いのではないでしょうか。これらの課題を放置していると大きなトラブルに発展しかねないため、企業はファイル共有のセキュリティ対策を強化していくことが重要になります。

本記事では、情報漏えいの主な原因とファイル共有に潜むセキュリティリスクを解説します。また、法人向け利用時の管理者機能やDropboxの安全性に加えて、ファイル共有サービスを選ぶ際のポイントについても解説します。  

◆この記事でわかること◆

①企業のファイル共有で注意したい4つのセキュリティリスク

②Dropboxは危険？

Dropboxそのものの安全性だけでなく、企業利用では共有リンクの設定、アクセス権限、多要素認証（MFA）、ログ管理などを適切に運用できているかが重要です。特に共有リンクの放置や退職者アカウントの権限残存は、情報漏えいにつながるため注意が必要です。

詳しくは「Dropboxは危険？」を参照ください

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従来のファイル共有方法には、さまざまなリスクが伴います。企業はこれらのリスクを正確に把握し、組織としての対策をあらかじめ講じることが大切です。

不正アクセスとは、本来アクセスできないはずのユーザーに、機密データや重要ファイルにアクセスされてしまうことを指します。

不正アクセスの手口はさまざまで、標的型サーバー攻撃やパスワードリスト攻撃をはじめ、フィッシングや盗聴などもあります。悪意のある第三者がこれらの手口でログイン情報を盗み出し、不正アクセスするケースが一般的です。

このほか、アクセス制限の誤設定や共有リンクの放置など、管理側の運用不備が原因で不正アクセスを招くケースも少なくありません。情報システム部門としては、認証の強化だけでなく、共有設定の定期的な棚卸しと権限の見直しを運用に組み込むことが重要です。

データ漏えいは、違う相手にメールでファイル共有してしまったり、クラウドストレージの共有設定を誰でもアクセスできる状態にしてしまったりすることで、関係者以外の人たちにもデータが漏れることから起こります。

また、退職者や異動者のアクセス権が放置されたままになっているケースも、データ漏えいの温床になります。正式にアクセス権を与えられていた人物が、退職後もアクセスできる状態は、組織として見落としやすいリスクです。 アクセス権の失効処理を、人事異動と連動させる仕組みを整えることが対策になります。

マルウェアとは、コンピューターやその利用ユーザーに被害を与えることを目的とした悪意のあるソフトウェアのことです。

マルウェアの感染経路は、メールやWebサイト、USBなどいくつかあり、そのなかにはファイル共有ソフトウェアも含まれます。仮にマルウェアに感染したデバイスからクラウドストレージにアクセスされると、保存されているファイル全体に被害が及ぶリスクがあります。デバイス側のウイルス対策に加え、クラウドストレージ側でのアクセス制御やアラート設定を組み合わせた多層的な対策が有効です。

人的ミスと管理不足によるリスクは、外部からの攻撃とは異なります。このような内部の運用ミスは、悪意がないだけに発見が遅れやすく、被害が拡大しやすいという特徴があります。

典型的なケースとして、共有リンクの設定ミスによる意図しない公開、有効期限のない共有リンクの放置、担当者の異動・退職後に権限が引き継がれないまま残るといった問題が挙げられます。

こうした管理不足は、個人の注意だけでは防ぎきれません。組織としてルールを定め、システム側で制御を強制できる仕組みを整えることが、根本的な解決策になります。また、IT部門が把握していない個人アカウントのDropboxを業務利用するシャドーITも、管理不足に起因するリスクの一つです。 

関連ブログ：個人向けDropboxアカウントが招くシャドーITリスクと法人移行の進め方｜Dropbox相談センター

情報漏えいが発生する主な原因

企業における情報漏えいは、外部からの攻撃だけでなく、内部の運用ミスや管理不足によっても引き起こされます。東京商工リサーチが2026年1月に公表した、2025年に発生した上場企業の「個人情報漏えい・紛失事故」に関する調査※1によると、情報漏えいの原因は、①ウイルス感染・不正アクセス②誤表示・誤送信③紛失・誤廃棄の3つが上位を占めています。ファイル共有環境の見直しを進めるにあたり、まずはこれらの原因を正しく把握しておくことが重要です。

※1 出典：東京商工リサーチ「上場企業の『個人情報漏えい・紛失』事故　2番目の180件発生、漏えい人数は約2倍増の3,063万人分」（2026年1月30日公開）  

①ウイルス感染・不正アクセス

外部からの攻撃による情報漏えいは、企業がもっとも警戒すべきリスクの一つです。標的型攻撃やパスワードリスト攻撃、フィッシングメールなどを通じて認証情報が盗まれると、社内ファイルへの不正アクセスに直結します。

特にファイルが共有される環境では、アクセス制限の設定が不十分なまま運用されるケースもあり、一度侵入を許すと広範囲にデータが流出することもあります。ウイルス対策ソフトウェアの導入だけでなく、多要素認証の適用やアクセス権の最小化など、多層的な防御体制が必要になるでしょう。

②誤表示・誤送信などのヒューマンエラー

情報漏えいの原因として見落とされがちなのが、従業員の操作ミスです。メールの宛先間違いや共有リンクの誤設定、ファイルの誤公開など、悪意のない人為的なミスが深刻な情報漏えいにつながるケースは少なくありません。

ファイル共有においても、クラウドストレージの共有設定を「リンクを知っている全員」にしたまま放置するケースや、退職者・異動者のアクセス権が残り続けるケースも、ヒューマンエラーの一形態です。個人の注意に頼るだけでなく、システム側で共有範囲を制限したり、有効期限を強制適用したりする仕組みが組織として重要です。

③紛失・誤廃棄

ノートパソコンやUSBメモリなどのデバイスの紛失、あるいは書類や記録媒体の誤廃棄も、情報漏えいの主要な原因です。テレワークや外出先での業務が増えるほど、デバイスを持ち出す機会が増えるため、紛失リスクも高まります。

クラウドストレージを活用することで、データをデバイス上にローカル保存する必要がなくなり、紛失時のリスクも軽減できるようになります。

例えば、万が一デバイスを紛失した場合でも、リモートでのログアウト機能を使えば、そのデバイスからのアクセスを即座に遮断できます。また、操作履歴が記録されるため、紛失後にどのような操作が行われたかを追跡できます。

安全にファイル共有するための対策方法

ファイル共有に伴うリスクを避けるためには、セキュリティ対策を徹底することが重要です。また、この章で紹介する複数の対策を組み合わせて運用することで、情報漏えいや不正アクセスのリスクを減らすことができます。 

①強力なパスワードの設定と多要素認証（MFA） の導入

ファイルを安全に共有するうえで最も警戒すべきなのは、第三者による「不正アクセス」です。これまで主流だったパスワード付きZIPファイル（いわゆるPPAP）の運用はセキュリティ上の脆弱性から廃止が進んでおり、現在は「パスワードだけに頼らない認証」への移行がトレンドとなりつつあります。

まずは、数字や英大小文字、記号を組み合わせた複雑なパスワードを設定することが基本です。そのうえで、ID・パスワードだけでなく、スマートフォンなどのデバイスを用いた「多要素認証（MFA）」の導入が適切でしょう。万が一パスワードが漏えいした場合でも、二段階の認証を挟むことで、第三者による不正ログインを防ぐことができます。

また、アカウント自体の守りを固めるだけでなく、発行する「共有リンク」そのものにパスワードをかけるなど、アクセスできる経路を適切に制限し管理することも重要です。

②暗号化の実施

ファイルを暗号化することもセキュリティ対策として有効です。暗号化されたファイルは特定のユーザーしか開封・閲覧できないため、不正アクセスや情報漏えいを未然に防げます。

暗号化には、保存時の暗号化（保管データの保護）と転送時の暗号化（通信経路の保護）の2種類があります。クラウドストレージを利用する場合は、両方に対応しているかを確認することが重要です。

さらに最新のクラウド環境では、ファイル自体に暗号化と閲覧権限を埋め込み、ダウンロード後の閲覧状況を確認したり、アクセス制御を行ったりできる機能を備えたサービスもあります。Dropboxの関連サービスであるDocSendを活用すると、資料共有後の閲覧状況の確認やアクセス制限も可能です。 

※2 Dropboxの「DocSend」を利用すると、ファイルの共有後トラッキング（追跡）や閲覧制限が可能になる。

関連サイト：Dropbox × DocSendで実現する安全な資料共有と契約効率化について｜Dropbox相談センター

③アクセスの制限と権限管理

ファイルにアクセスできるユーザーを制限するのもおすすめです。ファイルを保護しやすくなるため、不正アクセスのリスクを低減できます。また、ファイル操作の権限を管理するのも有効です。不正操作ができない環境を構築することで、機密情報の改ざんや漏えいを防ぎやすくなります。

権限管理においては、「最小権限の原則」を徹底することが重要です。権限管理では、「必要な人に、必要な範囲だけアクセスを許可する」という最小権限の考え方が重要です。退職者や異動者の権限を放置せず、定期的にアクセス権を見直すことで、誤操作や不正アクセスのリスクを抑えやすくなります。 権限をすぐに取り消すことで、誤操作や不正操作のリスクを最小限に抑えることが可能です。 

④エンドポイントセキュリティの強化

マルウェアによる被害を回避するためには、パソコンやスマートフォンなどの端末を守る「エンドポイントセキュリティ」の対策が堅実です。

従来のウイルスの侵入を防ぐ「ウイルス対策ソフトウェア」だけでなく、最近では端末の不審な挙動を検知して隔離する機能や、モバイル端末も含めて一元管理する機能などの導入が増えています。ソフトウェアを適宜アップデートすることで日々進化するウイルスに対抗でき、不正アクセスや情報漏えいのリスクを低減しやすくなります。 

このような機能は端末側の防御として有効ですが、クラウドストレージ側のアクセス制御やログ監視と組み合わせることで、より多層的な防御体制を構築できます。どちらか一方に頼るのではなく、端末とクラウドの両面から対策を講じることが重要です。

⑤ログの監視とアラート設定

クラウドストレージを活用している場合は、ログの監視を徹底することが重要です。「誰がいつアクセスし、どのような操作をしたのか」という記録が残るため、不正行為を抑止できます。また、万が一不正アクセスや情報漏えいが起きたとしても、スムーズに原因を解明することが可能です。

企業としては、ログを取得するだけでなく、定期的に確認する運用を定着させることが重要です。現在では、膨大なログから脅威をAIなどで自動検知するシステムや、端末からクラウドまで横断的に監視するシステムの利用が進んでいます。 

異常なダウンロード量や普段と異なる時間帯のアクセスなど、不審な動きを早期に検知するためのアラート設定をあわせて整備しておくことが大切です。これにより、インシデント発生時にすぐ対応できる体制を築くことができます。 

⑥安全なファイル共有サービスの利用

安全性に優れたファイル共有サービスを利用するのも有効な手段です。ファイルごとにパスワードを設定できたり、ファイルの暗号化が可能だったり、ログの監視・管理ができたり、セキュリティ機能が充実しているサービスなら、不正アクセスやデータ漏えいなどのリスクを回避しながら効率よくファイル共有が行えます。

特に法人利用においては、管理者が組織全体の共有設定を一元管理できるかどうかが、サービス選定の重要なポイントになります。最新のサービスでは、マイナンバーやクレジットカード番号などの機密データを自動判別して共有をブロックする機能が検討されることもあります。

また、従業員が会社に無断で個人用のクラウド（Google ドライブやDropboxなど）を使う「シャドーIT」を検知・制限できるセキュリティ機能との連携も不可欠です。 個々の従業員の設定任せにせず、組織としてポリシーを統制できる管理機能を備えたサービスを選ぶことが、情報漏えいリスクを組織的に抑えるポイントです。

Dropboxの法人利用時に押さえておきたい管理者機能

個人利用と法人利用の大きな違いは、管理者が組織全体のセキュリティ設定を一元的に統制できるかどうかです。法人向けのDropboxには、情報システム部門が求める管理・監視機能が備わっています。ここでは、法人利用時に特に押さえておきたい管理者機能を解説します。

管理コンソールでできること

Dropboxの法人向けプランでは、管理コンソールからチーム全体の設定を一元管理できます。具体的には、メンバーの追加・削除・権限変更、外部共有の可否設定、共有リンクのデフォルト設定（パスワード必須化・有効期限の強制適用など）、デバイス管理などが管理者の操作で統制できます。

個々のメンバーの設定任せにせず、組織のポリシーをシステム側で強制できる点が、法人利用における管理コンソールの最大の価値です。担当者が変わっても設定が引き継がれ、属人化による抜け漏れを防げます。

監査ログや権限管理の考え方

監査ログは、誰がいつどのファイルにアクセスし、どのような操作を行ったかを記録する機能です。Dropboxのチーム向けプラン（Advancedプラン以上）では、管理コンソールから監査ログを確認でき、不審な操作の早期発見やインシデント発生時の原因追跡に活用できます。

権限管理においては、フォルダ単位・ユーザー単位でアクセス範囲を細かく設定できます。「閲覧のみ」「編集可能」「コメントのみ」といった権限の使い分けに加え、共有フォルダの所有者を明確にしておくことで、担当者の異動・退職時の権限引き継ぎをスムーズに行えます。定期的な権限の棚卸しを運用フローに組み込むことが、情報システム部門としての基本的な管理体制になります。

SCS評価制度対応に向けたログ・アクセス制御の整備

SCS評価制度への対応を見据える場合、誰がどの情報にアクセスできるかを管理し、操作履歴を確認できる状態を整えておくことが重要です。 

Dropboxの監査ログと管理コンソールを活用することで、これらの要件への対応を日常の運用の中で自然に進めることができます。特別な対策を別途講じるのではなく、Dropboxの管理機能を正しく設定・運用することが、SCS評価制度への効率的な対応につながります。

なお、SCS評価制度の詳細や★取得に向けた対応手順については、下記の記事で詳しく解説しています。

関連ブログ：「セキュリティ対策評価制度とは？｜Dropboxの機能を活用した段階別評価の取得について」｜Dropbox相談センター

Dropboxは危険？企業利用で確認すべきセキュリティの考え方

Dropboxは危険ではないか、クラウドにデータを保存して本当に大丈夫なのかと、不安に感じる情報システム担当者の方もいるかもしれません。しかし、これはDropboxに限った話ではありません。どのクラウドストレージを利用する場合でも、共有設定やアクセス権限、多要素認証（MFA）、そしてログ管理などを適切に設定し運用されているかどうかが重要です。

そして、情報漏えいの原因は、サービス自体の問題よりも共有リンクの設定ミスや退職者アカウントの放置、権限管理の不備、パスワード管理不足といった運用面にあるケースも少なくありません。

Dropboxには、こうしたリスクを抑えるための管理機能やセキュリティ機能が用意されています。そこで本章では、Dropboxの安全性を支える主な機能をご紹介します。

強固な暗号化

Dropboxでは、保存時にAES-256による暗号化を適用しています。AES-256は政府機関や金融機関でも採用される最高レベルの暗号化方式で、現代の技術では解読に天文学的な時間を要するとされています。

また、データの転送時にはSSL/TLSによる暗号化を使用し、通信経路上での盗聴や改ざんを防止します。ファイルのアップロード・ダウンロード時はもちろん、デバイス間の同期においても暗号化が適用されるため、社外からアクセスする場面でも安全性が確保されます。さらに、強固なインフラストラクチャ保護により、データセンターレベルでの物理的なセキュリティも担保されています。

アカウント保護

Dropboxは、不正アクセスを防ぐための多層的な認証機能を備えています。多要素認証（MFA）を有効にすることで、パスワードに加えてセキュリティコードの入力が必要となり、万が一パスワードが漏えいした場合でも不正ログインを防止できます。

さらに、Advancedプラン以上ではシングルサインオン（SSO）を利用でき、自社のID管理基盤と連携してアカウントを一元管理できます。社員の入退社や異動に伴うアクセス権の付与・失効を認証基盤側でまとめて処理できるため、退職者の権限が放置されるリスクを抑えられます。また、不審なログインが検知された場合のセキュリティアラートや、遠隔操作でのデバイスログアウト機能も備えており、万が一の際も迅速な対応が可能です。

安全な共有コントロール

Dropboxでは、ファイルやフォルダごとに細かな共有設定が可能です。共有リンクにパスワードを設定したり、有効期限を指定したりすることで、意図しない相手へのアクセスを防げます。また、閲覧専用に設定することでダウンロードを無効化でき、相手の手元にファイルの実体を残さない運用が可能です。

さらに、アクセスできるユーザーを特定のメールアドレスや組織内メンバーに限定する設定や、共有後のアクセス権を管理者がいつでも変更・削除できる仕組みも整っています。「渡した後も会社側がコントロール権を持ち続けられること」が、Dropboxの共有機能の核心です。これらの設定を組織のルールとして統一・強制できる点が、法人利用において特に重要になります。

復元とバックアップ

万が一ランサムウェアに感染したり、誤ってファイルを削除・上書きしたりした場合でも、Dropboxのバージョン履歴機能を使えば、過去の状態にファイルを復元できます。

さらに、Dropbox Rewind機能を使えば、アカウント全体またはフォルダ単位で特定の時点まで一括して巻き戻すことができます。ランサムウェア攻撃を受けた場合でも、攻撃前の状態にアカウントを復元できるため、被害を最小限に抑えられます。バージョン履歴の保持期間はプランによって異なりますが、Advancedプラン以上では長期間の履歴保持に対応しており、法人利用における事業継続性（BCP）の観点からも有効な機能です。

ファイルサーバー・NAS運用、そろそろ見直しませんか？｜Dropbox相談センター

ファイル共有サービスを選ぶ際のチェックポイント

安全なファイル共有を実現するためにファイル共有サービスを導入する際は、以下のポイントを踏まえてサービスを選定することが重要です。

セキュリティ

データを暗号化できるか、認証機能が備わっているか、ログの監視・管理は可能かなどを確認するのはもちろん、それぞれの設定範囲や保存期間もチェックすることが大切です。特に法人利用においては、管理者が組織全体の共有設定を一元管理できるか、監査ログを取得・確認できるか、多要素認証やSSOに対応しているかが重要な選定基準になります。将来的なSCS評価制度への対応を見据える場合は、アクセス制御とログ管理の両方が備わっているサービスを選ぶことが求められます。

ストレージ容量

ファイル共有サービスによってストレージ容量は異なるため、業務の性質や扱うデータ量を考慮して選ぶことが重要です。仮にストレージ容量が足りないとファイルの保存・管理ができなくなり、業務効率が低下する可能性があります。そのため、容量の追加が容易かどうかもチェックしておくと安心です。Dropboxのビジネス向けプランでは、Standardプランでチーム全体5TB、Advancedプランでアクティブユーザー数×5TB（最大1,000TB）のストレージを利用できます。

操作性

パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも利用することを考慮して、操作性も確認しておくことが重要です。どの端末からも使いやすく簡単に操作できるファイル共有サービスなら、手間なくファイルの保存・管理・共有ができ、業務の効率化に貢献できます。また、既存の業務システムやツールとの連携のしやすさも、法人導入時の重要な確認ポイントです。

料金

ファイル共有サービスによって利用料金は異なりますが、多くのサービスが月額制または年額制となっています。継続的な支払いが必要になるため、企業の規模や成長を踏まえた長期的な視点でどのサービスにするか検討することをおすすめします。単純な料金の安さだけでなく、セキュリティ機能・ストレージ容量・管理者機能とのバランスを総合的に判断することが、法人導入における適切なサービス選定につながります。

まとめ

この記事では、ファイル共有に潜むセキュリティリスクと情報漏えいの主な原因を整理したうえで、安全にファイル共有するための対策方法、法人利用時に情報システム担当者が押さえておくべき管理者機能・監査ログ・権限管理の考え方、そしてDropboxの安全性とファイル共有サービスを選ぶ際のポイントについて解説しました。

ファイル共有のセキュリティリスクは、外部からの攻撃だけでなく、人的ミスや管理不足によっても引き起こされます。組織としてリスクを抑えるには、ツールの安全性と運用側の管理体制の両方を整えることが重要です。

特に外部共有が増えている企業や、ファイルサーバー更改を予定している企業では、共有ルールや権限管理の見直しも重要になります。セキュリティ対策を個別に考えるのではなく、ファイル共有環境全体を見直す機会として捉えることをおすすめします。 

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