DropboxとDropbox Signの活用で業務と承認フローの効率化を実現！

デジタル化が進む現代社会において、業務の効率化は重要な課題となっていますが、
中でもワークフローや承認プロセスはデジタル化することで、大幅に作業効率の改善が見込めます。

ワークフローや承認プロセスにおいて、活用できる製品がDropboxとDropbox Signです。
本記事では、それぞれのツールの紹介と活用方法、そして電子署名の利便性について詳しく解説します。

DropboxとDropbox Signをご紹介

まずは、DropboxとDropbox Signについて、どのような製品かを簡単にご紹介します。

Dropboxとは

Dropboxは、ファイルの保存、共有、同期を簡単に行える共同作業に適したクラウドストレージサービスです。

パソコンやスマートフォン、タブレットなど、複数のデバイス間でファイルをシームレスに同期できるため、どこからでもアクセスすることができます。

また、Dropboxはフォルダやファイルごとにアクセス権を付与することができますので、
ファイルサーバーと同様の操作が可能です。

更に、閲覧とダウンロードが可能なURLを発行することも可能ですので、取引先など社外へのデータ共有も簡単に行えます。

Dropbox Signとは

Dropbox Signは、電子署名のためのサービスです。

電子署名は、契約書や同意書などの電子文書に、署名設定をし、送付までをオンラインで行うことができ、スキャンや印刷、郵送などの署名のための従来の手間を省くことが可能となります。

Dropbox Signでは、書類データをアップロードし、署名欄の設定後、署名をするユーザーのメールアドレスを指定するだけで署名依頼が送付できますので、社内外問わず、メールアドレスさえあれば簡単に署名を依頼することが可能です。

ワークフローや承認プロセスを電子化するメリットは？

ワークフローや承認プロセスを電子化することで、多くのメリットがあります。
まず、紙媒体の電子化にも対応できるため、紙の使用を減らすことができます。

紙媒体を電子化することで、以下のような利点が得られます。

▼セキュリティの向上
デジタルデータは暗号化され、アクセス制限を設けることでセキュリティを強化できます。

▼保管の効率化
物理的なスペースを取らず、クラウド上に安全に保管できます。

▼検索性の向上
デジタルデータはキーワード検索が可能で、必要な情報を迅速に見つけられます。

▼時間や費用の削減
紙の印刷、郵送、保管にかかる時間や費用を大幅に削減できます。

また、承認作業自体が電子化することで、期限の設定や承認漏れの確認をシステム上で確認することや、リマインドも簡単となりますので、作業遅延の回避も見込めます。

DropboxとDropbox Sign、どうやって活用する？

ここまではそれぞれの製品と、ワークフローや承認プロセスを電子化するメリットについてご紹介しました。

本項目では、上記を踏まえ、どのように活用ができるのか、活用することでどんなメリットとなるのかをご紹介します。

DropboxとDropbox Signを連携したらどうなる？

DropboxとDropbox Signを連携することで、
電子データをDropboxで管理することができ、アップロードされたデータに対してDropbox Signの機能から簡単に署名依頼が送付できます。

Dropbox Sign単体でも電子データのアップロードから署名依頼の送付まで完結できますが、
データの整理や管理はDropboxがより簡単に行えます。

また、DropboxとDropbox Signのアカウントを連携することで、
Dropboxの画面からボタン一つで署名依頼のページに遷移することができますので、
わざわざDropbox Signにログインする必要がありません。

実際の活用方法とは？

では、実際にどのようにワークフローや承認プロセスにDropboxとDropbox Signを活用していけば良いのでしょうか。

今までは、ワークフローや承認プロセスは紙を人から人へ順番に渡して印鑑を押すという流れがほとんどでしたが、
DropboxとDropbox Signを導入することで、全ての作業をデジタルに置き換えることができます。

具体的には、以下のような流れになります。

①書類をDropboxにアップロード

②Dropbox Signを使って、アップロードした書類に電子署名を依頼
　（複数人に設定や、署名の順番も設定可能）

③署名依頼されたユーザーが署名

④署名が完了したPDFデータが自動的にDropboxに保管される

Dropbox Signの署名機能は、インターネットさえあれば利用できるため、社内での直接の手渡しが必要なくなり、出張中でも数日間の作業停滞を回避できます。

また、物理的な書類を移動させる手間がなくなり、書類の紛失や破損の懸念もなくなります。

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Dropbox Signは署名するのも簡単

Dropbox Signの使い方は非常に簡単です。

署名依頼をする側のユーザーは、Dropboxにアップロードしているデータや、Dropbox Signにアップロードしたデータに対して、署名する欄を設定し、メールアドレスを指定して依頼を送付するだけです。

実際に署名するユーザーはインターネットブラウザからアクセスして、キーボード入力、手書き、画像のアップロードのいずれかの方法で署名を行うことができます。

作業が電子化したとしても、直感的な操作が可能ですので、パソコン操作などが苦手なユーザーでも気軽に利用することが可能です。

まとめ

DropboxとDropbox Signを活用することで、ワークフローや承認プロセスの電子化を実現し、業務効率を大幅に向上させることができます。
セキュリティの向上、コストの削減、利便性の向上といった多くのメリットがあるため、是非これらのツールを活用して、ビジネスのデジタル化を進めてみてください。

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