Web会議システムで解決できる企業課題と導入時に気をつけるポイント

テレワークを実施する企業が増えている中、注目を浴びているのがWeb会議システムです。
今回はWeb会議がどのような課題を解決するのかをご紹介していきます。
また実際に導入する際、Web会議の効果を最大限発揮するために気をつけて頂きたい点についても解説致します。

Web会議システム導入で解決できる企業課題

新型コロナウイルスの感染拡大予防を背景にテレワークの活用が進んだことで、Web会議システムの利用シーンも増えてきました。Web会議システムを活用することで、感染症予防につながるだけではなく、いくつもの企業課題を解消できる可能性があります。

まずは、Web会議システム導入により、解消できる代表的な企業課題について解説します。

移動時間の削減に

Web会議システムを導入することで、会議にかかる移動時間を削減することができます。

対面でのコミュニケーションが中心の場合、部署・チーム内で短時間の打ち合わせを行う場合でも、会議室に向かう必要がありました。しかし、Web会議システムを用いることで、インターネットに接続されている環境下であれば、執務スペースからでも参加が可能となります。また、会議のために会社まで戻る必要もなく、会議の内容によっては出先からでも参加できます。

Web会議システムを導入することで会議や商談のための移動時間を削減できるようになり、他のコア業務（注力すべき業務）に時間をかけられるようになります。その結果、各従業員の生産性向上も期待できます。

交通費/宿泊費/印刷費などのコスト削減に

支社や営業所など、複数の拠点がある企業では、会議へ参加するために本社へ移動しているケースも少なくありません。このような場合、交通費や宿泊費などのコストが発生します。また、対面での会議の場合、一般的には紙媒体の資料が配布されるため、参加人数や会議の開催頻度に応じて印刷コストも膨らんでいきます。

Web会議システムを導入することで、各拠点から移動せずに参加が可能となるうえ、資料も紙ではなくデータで共有したり、画面共有機能を活用したりすることで、情報を共有できます。結果として、交通費や宿泊費・印刷費などのコスト削減につながります。

遊休率が高い会議室やオフィス賃料の削減に

Web会議システムの活用を進めることで、余分な会議室は不要となり、オフィスの縮小化や賃料削減につながります。また、必要最低限の大きさのオフィスに変更することで、遊休率の高い会議室を最小限におさえることが可能となります。

リモートワークやフレックスの利用促進に

リモートワークやフレックス制度を導入する企業も増えてきましたが、社内会議などで決まった時間に出社しなければならないケースも少なくありません。このような環境下では、新しい働き方へのシフトは困難です。

Web会議システムを導入し、社外からでも会議に参加可能とすることで、リモートワークやフレックスの利用促進にもつなげることができます。

導入時に気をつけるべきポイント

今まで紹介したように多くの課題を解決出るWeb会議システムですが、メリットを活かすためには、導入時に注意すべき点もあります。
ここでは気をつけて頂きたいポイントと、システムの選び方について解説します。

導入時の設定の簡単さ

せっかく導入しても設定が面倒・難しいなどの理由で使わない従業員がいる場合はWeb会議システムの効果を十分に発揮できません。

一部だけではなく全ての従業員がWeb会議の効果を実感出来るように簡単に使えるシステムを選定する必要があります。

充実したマニュアルと説明が少なく利用できるユーザビリティ

Web会議になれていない従業員でもトラブルやエラー発生時に自分で解決できるようにマニュアルを整備するとともに、そもそも誰もが簡単に利用できるユーザビリティとなっているWeb会議システムを選ぶことが重要です。

前項でも触れたように、使い方がわからないという理由で、Web会議システムの利用率が上がらなければ、十分な効果を得ることはできません。

セキュリティ強度が自社の水準を満たしているか

Web会議特有のリスクとしては、外部からの盗聴やハッキングによるデータの流出が考えられます。
会議では顧客情報や企業の内部情報など、機密性の高い情報が出てくることも多いため、十分なセキュリティ対策が求められます。

暗号化通信の有無や専用のサーバーの有無など、セキュリティ水準が高いシステムを選定することで上記のリスクを回避可能です。
また、テレワークで社外から会議に参加する場合は、従業員が使用するネットワークや社外の人間から会話を聞かれない場所からアクセスするように規定するといった対応が必要となります。

会議時間短縮、コミュニケーション活性化のための機能

Web会議システムの導入を成功させるためには重要なポイントの一つが「通話品質」です。

映像や音声に乱れ、タイムラグが発生した場合、十分な意思疎通ができず、重要な点を誤解されてしまうことも考えられます。通話品質はシステムの軽さとネットワークの回線速度によるところが大きいので、できるだけ動作が軽いシステムを選定することで、このようなリスクを回避することに繋がります。

また、会議を録画・録音できるWeb会議システムであれば、会議後に内容を確認することで認識のズレを解消することも可能です。

利用シェアNo.1Web会議システム「Zoom」

今回はWeb会議システムの導入メリットと導入の際の注意点についてご紹介しました。
Zoomは、Web会議システムとして広く普及しており、その背景には簡単なユーザインターフェース、高品質な映像・音声となっていることに加えて、会議に必要な機能面、セキュリティ面などが挙げられます。

Web会議システムの導入を検討されているのであれば、まずは、お試しいただきたいシステムです。

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