日本語だけじゃない！英語・多言語に対応した勤怠管理システムとは？

働き方改革関連法などで、勤怠管理のシステム化を導入する企業が増える中、グローバル化や少子化による外国人労働者の増加などの影響で英語・多言語への対応も求められる様になってきました。
本ブログでは、「クラウド型勤怠管理システムとは」といったところから、「英語・多言語に対応した勤怠管理システムの必要性」、「システム選定ポイント」について解説し、最後に英語・多言語対応した勤怠管理システムをご紹介いたします。

クラウド型勤怠管理システムとは

クラウド型勤怠管理システムは、勤怠データをクラウド上で管理するシステムで、最大の特徴はインターネットがあればどこからでもアクセスできることです。
そのため、従業員は自宅や外出先から簡単に出勤・退勤の打刻が可能で、管理者はリアルタイムで勤怠状況を把握し、労働時間の管理やシフトの調整を行うことが可能です。
また、データがクラウド上に保管され企業はサーバーの設置やメンテナンスの手間が不要となるため、コスト削減にも繋がり、近年は多くの企業でクラウド型勤怠管理システムの導入が進んでいます。

英語・多言語対応の必要性

グローバル化が進む現代社会において、特にビジネスの分野では、英語・多言語対応の必要性が高まっていますが、主に以下の様な理由があります。

■外国人労働者の増加

グローバル化や、少子高齢化による労働力不足により、外国人労働者を採用する企業が増加していますが、すべての外国人労働者が日本語を流暢に話せるわけではありません。
特に海外支店の従業員や日本国内で働く外国人労働者の中には、日本語でのコミュニケーションを難しく感じる人もいるため、日本語のみで勤怠管理を行うと、入力ミスが発生しやすく、賃金の支払い等においてトラブルが発生する可能性が高まります。

■海外拠点との時差問題の解決

外国人労働者の増加だけでなく海外拠点との時差についても課題があります。
特に、世界各地に拠点を持つ企業では、異なる時間帯で働く従業員間のコミュニケーションや勤怠管理が複雑になりがちです。
時差問題を解決するためには、英語や多言語に対応した勤怠管理システムの導入が効果的です。
英語・多言語対応したシステムであれば自動的に地域の時間に合わせて勤怠を記録できるため、正確な勤怠管理が可能となります。
また、英語・多言語に対応した勤怠管理システムは海外出張が多い企業にも有効です。

システム選定のポイント

英語・多言語対応の勤怠管理システムの必要性についてご紹介しましたが、システムを選定する際に確認するポイントとしては以下の様なものがあります。

■対応可能な言語、範囲

勤怠管理システムは様々な製品があり、日本語のみ、英語のみ、多言語対応可能など製品により異なります。
勤怠管理システムを選定する際には、自社が必要としている言語対応が可能かについて確認することが大切です。

■言語の切り替えを簡単に行えるか

言語を変更する際には切り替えが必要となりますが、操作が複雑だと従業員が理解しづらくミスなどが発生しやすくなります。
そのため、できる限り少ない手順で切り替えができるシステムを選ぶことをおすすめします。

■時差の対策が可能か

海外拠点との時差問題についてご説明しましたが、時差に対応するためにはタイムゾーンと呼ばれる「標準時間帯」の切り替えが可能なシステムである必要があります。
タイムゾーンの切り替えができないシステムでは、残業や休日出勤などの正確な管理ができない可能性があるだけでなく、現地の時間で再計算する工数が発生してしまいます。

■サポート

勤怠管理システムは、基本的にユーザーが操作方法を確認するためのヘルプページが用意されていますが、英語や多言語に対応しているシステムであれば、外国人の労働者が自身で疑問点を確認することも可能です。

■コスト

様々な勤怠管理システムがありますが、システムにより初期導入費用、月額利用料金、オプション料金などが異なっているため、導入前に確認することをおすすめいたします。
長くシステムを利用するためには、機能が充実していることや使いやすさも大切ですが、コストに見合うシステムを選ぶことも大切です。

おすすめのクラウド型勤怠管理システム（対応言語もご紹介）

勤怠管理システムの選定ポイントについて解説いたしましたが、英語。多言語に対応可能なおすすめの勤怠管理システムは以下の4製品になります。

■KING OF TIME

株式会社ヒューマンテクノロジーズ社が提供するシェアNO.1のクラウド型勤怠システムです。
豊富な打刻手段や出勤管理、休暇管理、シフト管理などの機能がワンプライスで利用できるコストパフォーマンスの高さが人気です。

対応している言語：英語、タイ語、中国語（繁体字）、ベトナム語はβ版（ベータ版）

■ジョブカン勤怠管理

株式会社DONUTSが提供するクラウド型勤怠管理システムです。
料金は使用する機能数毎のプランとなっており、工数管理のプランもあり、シフト機能が充実していてシフト希望の回収や自動作成なども可能なため、複雑なシフトに対応したい企業におすすめの製品です。

対応している言語：日本語、英語、韓国語、タイ語、ベトナム語、スペイン語、中国語

■ジンジャー勤怠

jinjer株式会社が提供するクラウド型勤怠管理システムです。
スマホアプリ対応で、打刻場所や勤務形態を選ばない勤怠管理を実現します。
また、カスタマーサクセス担当による充実したサポート体制で初めての人も安心して使って頂けるクラウド型勤怠管理システムです。

対応している言語：日本語、英語、インドネシア語、タイ語 、台湾語、ベトナム語

■freee勤怠管理Plus

フリー株式会社が提供するクラウド型勤怠管理システムで、「KING OF TIME」のOEM製品です。
「KING OF TIME」と打刻手段や一部機能が異なりますが、費用を抑えて利用可能で、同メーカーの「freee人事労務」と連携する事により人事情報の連携ができます。

対応している言語：日本語、英語

まとめ

本記事ではクラウド型勤怠管理システムの概要、英語・多言語システムの必要性、システムの選定ポイント、おすすめの製品、などについて解説いたしました。
今回ご紹介した製品の具体的な料金が気になる・他にもどういった機能があるのか気になる等々ありましたら、『Cloud Service Concierge』で、SaaSに精通した専門コンシェルジュが導入に向けた無料相談を承っております。
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