定例会議とは？定例化するメリットと効率化する7つのポイント
定例会議は、プロジェクトの進捗確認や情報共有、課題の整理などを継続的に行うための場です。一方、目的が曖昧なまま定例化すると、会議が長引いたり、情報共有だけで時間を使ったりすることもあります。
定例会議を効率よく進めるには、会議中の進め方だけでなく、開催頻度や参加者、事前準備、会議後のフォローまで含めて見直すことが大切です。
本記事では、定例会議を行うメリットや非効率になりやすい原因、会議を効率化するためのポイントを解説します。あわせて、AIを活用して会議中・会議後の作業を効率化する方法も紹介します。
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定例会議とは
定例会議とは、週次や月次など、あらかじめ決めた頻度で定期的に開催する会議です。
プロジェクトの進捗確認やチーム内の情報共有、課題の確認、今後の方針の検討など、継続して話し合う必要があるテーマについて定期的に会議の場を設けます。
こうした会議を定期的に実施することを「定例化」と呼ぶこともあります。
ただし、定例会議は「毎週開催すること」自体が目的ではありません。継続的に確認・判断する必要があるテーマについて、適切な頻度で関係者が集まることが重要です。
会議を定例化するメリット
定例会議を設けることで、必要な情報や課題を継続的に確認しやすくなります。
ここでは、会議を定例化する主なメリットを3つに整理します。
継続的に進捗や課題を確認できる
プロジェクトや業務の状況は、時間の経過とともに変化します。
定例会議を設けておけば、進捗状況や発生している課題を定期的に確認し、必要な対応について話し合う機会を確保できます。
問題が発生したときだけ会議を開くのではなく、継続的に状況を確認することで、課題を把握して次の対応を検討しやすくなります。
必要な情報を定期的に共有できる
複数のメンバーや部署が関わる業務では、それぞれが持つ情報に差が生じることがあります。
定例会議で進捗や変更点などを共有する機会を設けることで、関係者間で状況を確認しやすくなります。
ただし、すべての情報共有を会議で行う必要はありません。資料やチャットなどで共有できる内容と、会議で議論すべき内容を分けることも大切です。
課題や意思決定を先送りしにくくなる
業務上の課題が見つかっても、話し合う機会が決まっていないと、そのまま対応が先送りされることがあります。
定例会議を設けておけば、課題を持ち寄り、対応方法や担当者、次のアクションについて話し合う機会を確保できます。
一方で、定例会議を開催するだけで課題が解決するわけではありません。会議の中で何を決めるのかを明確にし、会議後の行動につなげる必要があります。
定例会議が無駄と感じられる5つの原因
定例会議にはメリットがある一方、運用方法によっては、会議そのものが業務負担になることがあります。参加者にとって「無駄な会議」に感じられてしまう背景には、いくつかの共通した原因があります。
特に「定例だから」という理由だけで開催を続けている場合は、会議の目的や進め方を見直した方がよいかもしれません。
目的やゴールが曖昧になっている
「毎週この時間に集まる」と開催することだけが決まっていて、会議で何を確認・決定するのかが曖昧になっているケースです。
目的が明確でないと、話題が広がりやすく、結論が出ないまま時間だけが経過してしまいます。
定例会議であっても、「とりあえず集まる」こと自体を目的とせず、その回で確認したいことや決めたいことを明確にしておく必要があります。
会議が長引いている
議題が整理されていなかったり、議題ごとの時間が決まっていなかったりすると、定例会議は長引きやすくなります。
また、会議中に初めて資料を確認する状態では、内容を理解するところから始める必要があり、議論に使える時間が減ってしまいます。
会議前にアジェンダや必要な資料を共有し、参加者が事前に確認できる状態にしておくことが大切です。
決定事項や次のアクションが曖昧になっている
会議でさまざまな意見が出ても、「何が決まったのか」「誰が対応するのか」が整理されていなければ、その後の業務につながりません。
定例会議では、議論するだけでなく、会議の最後に決定事項や担当者、期限などを確認することが重要です。
情報共有だけの会議になっている
各メンバーの進捗報告など、情報を読み上げるだけの定例会議になっているケースもあります。
一方向の情報共有であれば、チャットやドキュメントなど、会議以外の方法で共有できる場合があります。
会議では、参加者同士で議論する必要があるテーマや、その場で判断・意思決定する必要がある内容を優先すると、限られた時間を使いやすくなります。
議事録の作成・共有が負担になっている
定例会議では、議論の内容や決定事項、次回までの対応事項を記録する必要があります。しかし、会議中に手作業でメモを取ると、記録担当者が議論に集中しにくくなることがあります。
また、会議後の議事録作成や内容確認、関係者への共有にも時間がかかります。特に週次会議など開催頻度が高い場合は、こうした作業の負担が積み重なりやすくなります。
会議の効率化を考える際は、会議時間だけでなく、議事録の作成・共有にかかる時間も見直すことが重要です。
定例会議の効率化は「会議そのもの・会議中・会議後」で考える
定例会議の効率化というと、会議時間を短くすることに目が向きがちです。しかし、見直せるのは会議中だけではありません。
そもそも現在の頻度で会議を開く必要があるのか、参加者全員が出席する必要があるのかといった点から見直すことも、会議の効率化につながります。また、会議が終わった後には、議事録の作成や決定事項の整理、情報共有などの作業も発生します。
そのため、定例会議は次の3つの視点に分けて考えると、改善すべきポイントを整理しやすくなります。
「会議を短くする」だけではなく、会議そのものを見直す、会議中の無駄を減らす、会議後の作業を減らすという3つの視点から、自社の定例会議を確認してみましょう。
定例会議を効率化する8つのポイント
ここからは、先ほどの3つの視点を踏まえて、定例会議を効率化するために確認したいポイントを紹介します。
1．会議の目的・ゴールを決める
まず、「何のためにこの定例会議を行うのか」を明確にします。
進捗を確認する、課題への対応を決める、関係者の認識を合わせるなど、会議によって目的は異なります。
目的が明確になれば、会議で扱うべき議題や必要な参加者も整理しやすくなります。
2．アジェンダと資料を事前に共有する
会議で扱う議題や必要な資料は、できるだけ事前に共有しておきましょう。
参加者があらかじめ内容を確認できれば、会議中に資料を読み上げる時間を減らし、確認や議論から始めやすくなります。
3．参加者を必要なメンバーに絞る
「定例会議だから関係者全員が参加する」という状態になっていないか確認します。
会議で扱うテーマに応じて、議論や意思決定に必要なメンバーを整理しましょう。
情報共有だけが必要なメンバーには、会議後に議事録や決定事項を共有する方法もあります。
4．議題ごとに時間を決める
アジェンダを作成するときは、議題だけでなく、それぞれに使う時間の目安も決めておくと進行しやすくなります。
一つの議題に時間を使いすぎないよう、進行役が残り時間を確認しながら会議を進めましょう。
5．決定事項・担当者・期限を明確にする
会議の最後には、何が決まったのかを確認します。
次の対応が必要な場合は、「誰が」「何を」「いつまでに行うのか」まで整理しておくと、その後のアクションにつなげやすくなります。
6．情報共有だけで済む内容は会議以外で共有する
報告や周知だけが目的の内容は、必ずしも会議で扱う必要はありません。
チャットやドキュメント、プロジェクト管理ツールなどで事前に共有し、会議では質問や議論、意思決定が必要なテーマに時間を使う方法もあります。
7．AI議事録ツールで記録・共有の負担を減らす
定例会議では、会議そのものだけでなく、会議中の記録や終了後の議事録作成にも時間がかかります。
近年は、AIを活用した文字起こしや要約機能が普及し、会議内容の記録から決定事項・ToDoの整理まで、さまざまな作業を効率化できるようになっています。
AI議事録ツールを活用すれば、会議内容の文字起こしや要約を自動化でき、議事録作成の負担を軽減できます。記録作業にかかる時間を減らすことで、参加者が会議中の議論や意思決定に集中しやすくなる点もメリットです。
ただし、AIによる文字起こしや要約には誤りが含まれる可能性があるため、重要な決定事項や担当者、期限などは人が確認することが大切です。
AI議事録ツールにはさまざまな種類があり、対応する会議形式や機能も異なります。具体的な機能や法人向けツールの選び方については、以下の記事で詳しく解説しています。
関連記事：AI議事録とは？できること・選び方と法人利用で確認すべき6つのポイント
8．定例会議は定期的に見直す
定例会議は、一度設定したら同じ形式で続ける必要はありません。
業務やプロジェクトの状況が変われば、会議の目的や必要な参加者、適切な開催頻度も変わります。
例えば、次のような状態になっていないか定期的に確認しましょう。
当初設定した目的がすでに達成されている
毎回扱う議題がほとんどない
情報共有だけで会議が終わっている
参加しているものの発言や判断を求められないメンバーがいる
週次でなくても十分に対応できる内容になっている
必要性が低くなっている場合は、開催頻度を減らしたり、参加者を見直したり、チャットやドキュメントによる情報共有へ切り替えたりすることも選択肢です。
「定例だから続ける」のではなく、現在の業務に必要な会議になっているかを定期的に見直しましょう。
まとめ
定例会議は、進捗確認や情報共有、課題への対応など、継続的に確認・議論する必要があるテーマを扱うのに適しています。
一方で、目的が曖昧なまま定例化すると、会議が長引いたり、情報共有だけで時間を使ったりする原因になります。
定例会議を効率化する際は、会議時間だけを見るのではなく、会議そのもの・会議中・会議後の3つに分けて見直すことがポイントです。会議の目的や参加者、開催頻度を見直し、会議中は議論や意思決定に時間を使い、会議後の記録・整理などは必要に応じてAIやデジタルツールを活用しましょう。
また、一度定例化した会議であっても、業務の状況に合わせて開催頻度や参加者、会議そのものの必要性を定期的に見直すことが大切です。
AI議事録ツールの導入を検討している方は、各製品の機能や特徴を比較し、自社の会議運営に合ったツールを選ぶことが重要です。
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