テレワークでの勤怠管理方法とは？多様な働き方に合わせたツールをご紹介！

2024-07-11CSC運営事務局

2019年の新型コロナウイルスの影響で、多くの企業がテレワークを導入しました。

コロナウイルスも収束へと向かい、コロナ以前の日常が戻りつつあるなか、テレワークの普及に伴って、一部はオフィス、一部はテレワークなど、新しい働き方も見られるようになりました。
一方、急速なテレワークの普及により様々な課題が浮き彫りとなり、それぞれの働き方に合った勤怠管理を行う必要が出てきました。

本記事ではテレワーク時に直面する勤怠についての課題と、勤怠管理システムを導入することで解決できること、システムを導入するメリット、システムの選び方とおすすめ製品についてご紹介します。

目次[非表示]

1.テレワークでの勤怠管理の課題

1.1.進捗状況の管理
1.2.労働時間の管理
1.3.「中抜け」などの労働実態の把握

2.勤怠管理システムで解決できること

2.1.勤怠管理システムとは
2.2.勤怠管理システムの主な機能

3.勤怠管理システムを導入するメリット

3.1.従業員による不正の防止
3.2.労働時間のリアルタイム把握
3.3.勤怠管理にかかる時間の削減
3.4.法令順守の徹底

4.勤怠管理システムの選び方

4.1.機能性
4.2.使いやすさ
4.3.サポート体制

5.おすすめの勤怠管理システム６選

5.1.KING OF TIME
5.2.ジンジャー勤怠
5.3.マネーフォワードクラウド勤怠
5.4.ジョブカン勤怠管理
5.5.HRMOS勤怠
5.6.freee勤怠管理Plus

6.まとめ

テレワークでの勤怠管理の課題

テレワークでは従業員の労働時間を正確に把握するのが難しく、自己申告に頼ることが多いため、実際の勤務状況を把握しにくくなります。課題としては大きく3つがあげられます。

進捗状況の管理

テレワークでは、どのように作業を進めているのかがわかりにくく、業務の進捗状況をリアルタイムで把握するのが困難になります。
面と向かってのコミュニケーションが減少するため、情報共有がうまくいかず行き違いが生じてしまったり、進捗状況の共有や確認が遅れてしまいがちになります。また、従業員自身が進捗の自己管理を徹底する必要があり、明確な目標や期限が徹底されていないことで、進捗管理はさらに難しくなります。

労働時間の管理

テレワークでは、従業員がどれだけの時間働いているのかを正確に把握することが難しくなります。労働時間の管理は従業員の自己管理に委ねられてしまうため、サボりが発生したり、逆に働きすぎが発生する場合があります。また、労働時間の記録や管理が難しく、勤怠管理が適切に行われないことも課題となっています。

「中抜け」などの労働実態の把握

テレワークでは、働いている姿を確認する機会が大幅に減少します。そのため、実際に業務を行っているのかなどを確認するためには、電話やチャットツールなどで本人に確認することが必要になります。
姿が見えないために、打刻での勤務状況と、実際の労働状況のすり合わせを行うことも難しく、対面で確認できる状況に比べると、手間と時間がかかり、業務効率の低下につながります。

【DM】テレワークでの勤怠管理方法②

勤怠管理システムで解決できること

把握しづらいテレワークにおける勤怠管理はシステムを利用することで解決できることが多くあります。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、出退勤の打刻、労働時間などを一元管理するためのシステムです。労働時間の適正な管理ができ、給与計算の自動化などの機能により、業務の効率化が期待できます。

勤怠管理システムの主な機能

出退勤の打刻機能

出勤時間と退勤時間を記録し、労働時間を自動的に計算する機能です。
スマートフォンアプリ、ICカード、指紋認証や顔認証など様々な打刻方法があります。

シフト作成・管理機能

勤務希望に応じて勤務スケジュールを作成し、通知する機能です。シフトの変更や調整などの管理も簡単に行うことができます。あらかじめ設定しておくことで、時間帯やポジションごとに応じた人数の過不足を表示するシステムもあります。

集計機能

打刻機能で記録した出退勤の時間から、日別、週別、月別の労働時間を集計し、残業時間や深夜の労働時間も自動で算出する機能です。個別に設定することで、雇用形態や勤務形態に合わせた集計もできます。
さらに、給与計算システムを連携することで、人的なミスや手間を大幅に削減することができます。

有給休暇などの各種申請・承認機能

残業の申請や有給休暇などの各種申請と、承認する機能が行えます。

システムによっては、スマートフォンからでも手軽に申請・承認ができます。

連携機能

給与計算ソフトや人事管理システムなどと連携することで、勤怠管理データを自動で反映する機能です。手動入力が不要なため、入力ミスやデータの重複が防止され、管理コストが削減され、業務効率化が期待できます。

勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムの利用には様々なメリットがありますので、ご紹介します。

従業員による不正の防止

タイムカードや手書きでの打刻の場合、不正な打刻、打刻漏れや記録忘れのリスクもあります。システムを導入することで、GPS認証や顔認証で不正打刻の防止、アラームなどの通知で打刻漏れの防止ができます。GPS認証であればどこで打刻したのかもわかるため、就業している場所で勤務しているのかといった確認もできます。

労働時間のリアルタイム把握

手作業による集計の場合、集計が完了するまで正確な労働時間がわかりません。
システムを利用することで、出退勤の状況をリアルタイムで確認でき、残業時間の超過などに対して、迅速な対応が可能になります。
さらに、労働時間データが蓄積されるため、労働時間の傾向を把握でき、業務量の調整を行うなど、長時間労働に対する事前の対策を講じることができます。

勤怠管理にかかる時間の削減

手動での勤怠管理の場合、集計には多くの時間と手間がかかってしまいます。
システムを導入することで、給与の計算、労働時間の集計が自動化されるため、手作業によるミスもなく、抜け漏れのチェックや計算にかかる時間と労力が大幅に削減され、業務の効率化に期待ができます。

法令順守の徹底

働き方改革によって、残業規制が厳罰化され有休の取得は義務化されました。
ところが、手動での勤怠管理では、有休の取得状況がリアルタイムで把握できないことや、残業の総時間がわかりにくいなどの理由により、知らず知らずのうちに法律違反を犯してしまうリスクがあります。
システムを導入することで、有休の取得状況、残業時間の状況が管理者はもちろん、従業員側も一目で確認することができます。
さらに、保守サポート契約を結ぶことで、法改正に対応してシステムの自動更新も行われます。

労働基準法などの定期的な法改正に対応できるため、法律違反のリスクを減少させることも可能です。

勤怠管理システムの選び方

多くの勤怠管理システムの中から自社に合ったシステムを選ぶポイントをご説明します。

機能性

従業員の勤務体系にマッチしたシステムかどうかがシステムを選ぶポイントになります。
勤務形態に合致した打刻方法があるが、ただ多機能なだけでは操作が複雑になってしまい、定着しにくくなります。勤務形態やニーズに合った必要な機能があり、しっかりと使えるものかどうか検討することもシステムを選ぶ上で重要な要素です。

使いやすさ

システムを利用する従業員にとっての使いやすさもポイントになります。
使いにくいシステムを選んでしまうと、使い方が定着しにくく、打刻漏れなどのミスを誘発し、かえって業務効率が悪化してしまいます。
導入前にトライアルを実施し、使用感や機能の確認を行い、従業員からのフィードバックを収集することで、最適なシステムかどうかがわかります。
ほかの業務システムとの連携などで複雑な操作をする必要がなく、業務の効率化が見込めるかどうか、利用者にとってUIが見やすく直感的な操作が可能かどうかなど、システムを利用する側が、本当に使いやすいシステムであるかどうかを確認しましょう。

サポート体制

導入後のサポート体制の手厚さ、運用にかかる費用などもシステムを選ぶうえで重要な検討ポイントになります。トラブルが発生した際にいかに迅速に対応してもらえるのかを確認します。
システムを導入したあと、社内で定着し、順調に運用ができるかをイメージして、見極めることが大切になります。

【DM】テレワークでの勤怠管理方法③

まとめ

本記事では、テレワークでの勤怠管理の課題、勤怠管理システムで解決できること、導入のメリット、機能、選び方についてご紹介しました。
勤怠管理システムを導入し活用することで、テレワークでも労働時間の管理が効率化され、従業員にとっても働きやすい環境になります。

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SB C&S株式会社内SaaS専門チーム「Cloud Service Concierge」が記事の執筆や監修を進めています。ブログ記事は、SaaSの基礎知識やSaaS製品の選定ポイントなどを中心に情報を発信しています。

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