北海道紋別市のCanva導入事例｜全庁でデザイン品質をそろえ、情報発信を効率化

北海道オホーツク海沿岸に位置する紋別市では、ふるさと納税や観光、地域情報など、さまざまな分野で情報発信に取り組んでいます。

一方、制作に使用するツールが職員ごとに異なり、デザイン品質のばらつきや素材探しの負担が課題となっていました。

そこで同市は、デザインツール「Canva」をトライアル導入し、効果を検証したうえで庁内全体へ展開しました。

本記事では、導入の背景や進め方、SNS動画の投稿増加をはじめとする成果をご紹介します。

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紋別市が抱えていたコンテンツ制作の課題

紋別市では、ふるさと納税の返礼品の魅力発信や観光PR、地域情報の発信など、庁内のさまざまな場面で情報発信の強化に取り組んでいます。
しかし、チラシやポスター、庁内資料などを制作するにあたり、いくつかの課題を抱えていました。

デザイン品質のばらつきと制作業務の属人化

制作業務においては、PowerPoint、Word、Excelなど、職員によって使用するツールが異なっていました。

チラシやポスターを内製する際も担当者ごとに制作方法が異なるため、資料や制作物の見やすさ、訴求力、仕上がりの印象に差が生まれやすい状況にありました。

その結果、デザインが得意な一部の職員に制作業務が偏りやすくなり、担当者のデザインスキルに左右されず、一定水準の制作物を作れる環境が求められるようになりました。

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フリー素材探しと権利確認の負担

特に職員の負担となっていたのが、用途に合った素材を探すことです。

フリー素材を利用する場合、必要な素材を見つけるのに時間がかかるほか、情報の内容や目的に合う、訴求力の高い素材が見つかりにくいこともありました。

また、市民や観光客などに公開する外部向けの制作物では、使用する素材の権利関係を確認する必要があり、これが制作担当者にとって心理的な負担になっていました。

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Canva導入の決め手とその特徴

担当者によれば、こうした課題を解決するため、テンプレートを活用して制作物の品質を一定水準に保ちながら、制作業務を効率化できる方法を模索していたといいます。

その手段として採用したのが、チラシやポスター、SNS投稿など、業務に必要なコンテンツを素早く作成できるデザインツール「Canva」です。

関連記事：誰でも簡単に無料でデザイン作成が可能な「Canva」とは？使い方や基本機能、料金プラン、商用利用について解説｜Canva相談センター

デザイン経験を問わず使いやすい操作性

紋別市が導入時に特に重視したのは、「誰でも使いやすいこと」でした。

庁内にはさまざまなスキルの職員がいるため、デザインツールが操作しにくかったり、画面構成が分かりにくかったりすると、庁内での利用が定着しません。

その点、Canvaは直感的に操作でき、デザイン経験がない職員でも制作を始めやすい点が高く評価されました。

豊富なテンプレートと素材で品質を底上げ

もう一つの決め手が、Canvaに用意された豊富なテンプレートや素材です。

これらを活用することで、担当者のデザインスキルに左右されにくく、一定水準の制作物を短時間で作成できることも大きな利点でした。

これまで負担となっていた、用途に合う素材探しや外部向け資料での権利関係の確認について、心理的・時間的負担を軽減できる点も期待されました。

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紋別市におけるCanva導入の進め方

紋別市では、いきなり全庁導入を行うのではなく、まずはトライアル運用を通じて、実際の業務での利用状況を確認しました。

その結果を踏まえて段階的に利用範囲を拡大し、現在では全庁で活用できる環境を整えています。

挙手制によるトライアル運用で効果を検証

課題解決に向けて、紋別市ではまずトライアルとして、利用を希望する職員に挙手制でアカウントを配布しました。

実際の業務での利用状況を確認したところ、部署によって差はあったものの、ふるさと納税や国際交流を担当する部署では積極的に活用されました。

ふるさと納税の担当部署では返礼品ページのサムネイルやPR素材の制作に、国際交流の担当部署では日本語教室や文化交流イベントのチラシ、SNS投稿などに利用が広がっています。

職員自身が手軽に制作でき、地域情報をスピーディーに発信できる点も評価されていました。

翌年度からの全庁展開と共同編集の活用

トライアル運用で利用頻度が高かったことから、翌年度より本導入を開始しました。
現在はすべての課にアカウントを配布し、全庁的な活用を進めています。

本導入後は共同編集機能も活用し、複数の職員が同じデザインを確認・編集できる環境を整えました。

今後は、各課の代表者を起点に庁内での横展開を進め、庁内のさまざまな職員が、一定水準のデザインを作成できる体制を目指しています。

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Canva導入により実現した3つの成果

Canvaの導入により、紋別市では業務の進め方や発信力に大きな変化が生まれました。ここでは主な3つの成果をご紹介します。

情報発信の幅が拡大し、SNS動画の投稿頻度が増加

チラシやポスター、庁内資料、広報紙といった従来の制作物に加え、SNS投稿やリール動画など、デジタルコンテンツの制作・発信へと活用が広がりました。

ふるさと納税の領域では、寄付金の使い道を紹介するコンテンツをInstagramのリール動画でシリーズ化して発信し、それまで実施していなかったSNSへの動画投稿が、週1〜2回の頻度で行われるようになりました。

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制作業務の属人化を軽減し、共同編集で確認・修正を効率化

これまではデザインが得意な職員に業務が偏っていましたが、Canvaの分かりやすい操作性とテンプレートの活用により、デザイン経験が少ない職員も制作に取り組みやすくなり、制作に携わる職員が増えました。

共同編集機能を活用することで、複数の職員が同じデザイン上で確認や修正を行えるようになりました。
担当者間で意見を反映しやすくなり、ファイルの受け渡しや修正依頼にかかる負担も軽減されています。

素材探しの負担軽減と内製範囲の拡大

Canva内に用意されている素材を活用することで、外部サイトから用途に合う素材を探す時間や、素材ごとに利用条件を確認する負担が軽減されました。

さらに職員自身で内製できる範囲が広がったことで、制作コスト削減にもつながっています。

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まとめ：Canva導入で実現する業務効率化と情報発信の強化

紋別市の事例では、Canvaを全庁的に導入することで、職員ごとのデザイン品質のばらつきを抑え、担当者の経験やスキルに左右されにくい制作環境を整えました。
素材探しや利用条件の確認にかかる負担が軽減されたほか、SNS投稿やリール動画など、デジタルコンテンツを活用した情報発信の幅も広がりました。

デジタル化が進むなか、自治体には、さまざまな媒体を通じて地域の情報を分かりやすく、迅速に届けることが求められています。
庁内で共通のデザインツールを活用することで、職員の制作負担を軽減しながら、制作物の品質を一定水準に保ち、情報発信の幅を広げられることを示しています。

業務効率化と情報発信力の強化を目指す自治体や企業にとって、紋別市の取り組みは参考になるはずです。

紋別市の事例をさらに詳しく知りたい方は、以下のリンクから資料を無料でダウンロードいただけます。ぜひご覧ください。

また『Canva相談センター』を運営するSB C&Sでは、Canvaの導入を検討されている自治体様に対して、今回の紋別市さま同様にトライアル～本番環境への導入までの支援を実施しております。ぜひお気軽にご相談ください

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