LINE WORKS×Dropboxで業務効率を最大化する方法
LINE WORKSは外部システムとの連携によって、その機能を大幅に拡張できます。
本記事では、LINE WORKSの外部連携の基本から具体的な連携方法、そしてDropboxとの連携まで詳しく解説します。自社の業務効率化を実現するための参考にしてください。
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LINE WORKS外部連携の概要
LINE WORKSは外部システムとの連携によってデータ共有の効率化や業務フローの自動化が実現し、その真価を発揮します。
API、Webhook、そして連携アプリ一覧から選ぶだけの簡単な方法など、複数の手段で統合的な業務環境を構築できます。
LINE WORKSとは？その基本機能
LINE WORKSはビジネス版LINEとして開発されたプラットフォームで、トーク、カレンダー、Drive、タスク管理などの機能を標準搭載しています。
マルチデバイス対応で、フリープランから大企業向けまで幅広い料金体系が用意されており、企業規模や用途に応じて最適なプランを選択できます。
使い慣れたLINEの操作感を保ちながら、ビジネスに必要なセキュリティと管理機能が強化されているため、導入のハードルが低く、社内への定着がスムーズです。
外部連携が必要とされる理由
業務ツールの多様化により情報が分散する中、専門的な機能を補完し既存システムと連携することで業務効率が向上します。
手作業でのデータ転記を削減してヒューマンエラーを防止し、情報を一元管理できます。
例えば、営業支援ツール、経費精算システム、プロジェクト管理ツールなど、それぞれに特化した機能を持つシステムをLINE WORKSと連携させることで、コミュニケーションと業務実行をシームレスにつなぐことが可能です。
これにより、「ツールを切り替える時間」や「情報を探す時間」が大幅に削減され、本来の業務に集中できる環境が整います。
外部システムとの連携方法の種類
LINE WORKSと外部システムを連携させる方法は、主に3つあります。
1つ目はAPI連携で、柔軟なカスタマイズが可能なため、自社独自の業務システムとの統合に適しています。
2つ目はWebhook連携で、リアルタイム性が求められる場面で効果を発揮し、特定のイベントが発生した際に自動的に処理を実行できます。
3つ目はアプリディレクトリで、技術知識がなくても主要ツールと連携でき、数クリックの設定だけで統合環境を構築可能です。
目的に応じてこれらの連携方法を使い分けることが重要です。
APIとWebhookを使った高度な連携
LINE WORKS API（REST API）を通じてメッセージ送信、ユーザー管理、カレンダー操作などが可能で、独自の業務システムとの連携を実現できます。
Webhook※1を利用すれば、特定のイベント発生時に外部システムへ自動通知され、リアルタイム性の高い連携が可能です。
これにより、人の手を介さずに情報が自動的に流れる仕組みを構築でき、業務のスピードと正確性が飛躍的に向上します。
※1 Webhook：あるシステムで特定のイベント（例：商品の注文、メッセージの送信）が発生したときに、別のシステムへ自動的に、リアルタイムで通知（HTTP POSTリクエスト）を送信する仕組みのこと。
開発者向け連携で実現できること
APIを活用することで、Botによる自動メッセージ送信や、基幹システムからの通知配信、業務データの自動同期などが実現できます。
カレンダー予定追加時の会議準備自動化など、自社の業務フローに合わせた柔軟なシステム統合が可能です。
例えば、受注システムで新規案件が登録されたら自動的に担当者のLINE WORKSトークへ通知を送り、同時にカレンダーへ初回打ち合わせの予定を追加する、といった一連の流れを自動化できます。
これにより、情報の伝達漏れや対応遅れを防ぎ、顧客満足度の向上にもつながります。
Webhookの仕組みと活用事例
Webhookは、特定のイベントが発生した際に、外部サービスへ情報をリアルタイムで自動通知する仕組みです。
利用者やシステムが都度状態を確認する必要がなく、イベント発生時に自動で通知されるため、サービスの自動連携に広く使われています。
特定キーワード検出時の通知、カレンダー予定追加時の会議準備自動化、ファイルアップロード時のバックアップ転送などに活用できます。
例えば、トーク内で「緊急」というキーワードを含むメッセージが送信された際に、管理者へプッシュ通知を送る、といった使い方も可能です。
リアルタイム性が求められる業務において、Webhookは非常に強力なツールです。
Webhook設定時のベストプラクティス
Webhookを安全かつ安定的に運用するためには、いくつかの重要なポイントがあります。
エンドポイントURLはHTTPS接続でセキュアに通信し、受信データの検証を必ず実施して不正リクエストを排除することが重要です。
また、処理時間がかかる場合は非同期処理とレスポンス即時返却を検討し、ログ記録とエラー再送処理で安定運用を実現します。
特に本番環境では、エラーが発生した際の再送ロジックや、処理の重複を防ぐための仕組みを事前に設計しておくことで、トラブル発生時にも迅速に対応できます。
主要な外部サービスとの連携について
LINE WORKSはDropboxをはじめ、Salesforce、kintone、各種経費精算システムなど多くのビジネスツールと連携可能です。
LINE WORKSが提供する連携アプリ一覧から選択することで、専門的な技術知識がなくても、簡単な設定を行うだけで主要なツールとの統合環境が構築できます。
これにより、自社で開発リソースを確保できない場合でも、既存のツールとLINE WORKSをスムーズに連携させることができます。
関連ブログ： LINE WORKSと他サービスと連携させて業務効率化をしませんか？
Dropboxとの連携
LINE WORKSとDropboxの連携は、ファイル管理の効率化において特に効果的です。
トークから直接Dropbox内のファイルを選択して共有リンクを作成でき、ファイルのダウンロードやコピー操作が不要になります。
LINE WORKSの共有ストレージを消費せずにファイル共有ができるため、特にLINE WORKSフリープラン（30名無料）やライトプランを利用中の方はストレージ容量を節約できます。
具体的な連携方法
Dropbox連携には主に2つの方法があります。
① LINE WORKSからの連携方法
◆モバイル版LINE WORKSでの連携方法
モバイル版LINE WORKSでは、アプリを追加することでDropboxを利用できます。
- LINE WORKSの管理者画面の左側メニューから「アプリ」をクリックし、Dropboxアプリを選択して追加
- アプリ利用メンバーを選択
- Dropboxアプリが追加されると、モバイル版アプリのトークルームを開き、「+」アイコンをタップするとDropboxアイコンが表示される
- Dropboxアイコンをタップすることで、ファイルの共有や閲覧が可能になる
◆PC版LINE WORKSでの連携方法
PC版LINE WORKSでは、以下の方法でDropboxを連携できます。
- LINE WORKSの管理者画面から「アプリ」メニューにアクセスし、Dropboxアプリを追加
- トークルーム内でファイルを共有する際、「ファイル」ボタンまたは添付アイコンをクリック
- ファイル選択画面で「Dropbox」を選択
- Dropboxアカウントにログインし、共有したいファイルを選択
②DropboxからLINE WORKSへURLを送付して共有
Dropboxのウェブ版またはアプリから共有リンクを作成し、そのURLをコピーしてLINE WORKSのトークへ貼り付けます。
この方法は、すでにDropbox上で作業している際にスムーズに共有できる利点があります。
連携によるメリット
Dropbox連携により、ファイル共有が簡略化できるだけでなく、セキュリティ強化も可能になります。
ファイルを直接添付するのではなく共有リンクとして送るため、万が一の誤送信時にもリンクを無効化することで情報漏えいを防ぎます。
また、Dropbox側で設定した権限（閲覧のみ、ダウンロード不可など）がそのまま適用されるため、セキュリティポリシーを遵守した運用が可能です。
Dropboxとの連携で実現するファイル管理の効率化
DropboxとLINE WORKSの連携により、高度なファイル管理環境を構築できます。
トークから直接Dropboxファイルを共有できるようになり、ストレージ容量を節約しながら大容量ファイルの共有が可能です。
Dropboxのモバイルアプリによる強力なプレビュー機能※2により、OfficeファイルやPhotoshop、Illustrator、AutoCADなどのデザイン系ファイルもブラウザ上で確認できます。
これにより、受け手側で専用ソフトウェアをインストールしなくても、ファイルの内容を確認できる環境が整います。
※2 一部のレイヤーやエフェクトが正確に表示されない場合もあります。
Dropbox モバイルアプリでプレビュー可能なファイル形式はこちらをご覧ください。
LINE WORKSの容量問題を解決
LINE WORKSのフリープランやライトプランではストレージ容量に制限がありますが、Dropboxと連携すれば容量を気にせずファイルを共有できます。
大容量の動画データや図面データも、LINE WORKSのサーバー容量を気にすることなく、Dropboxのリンクを使って手軽に送信できます。
特にプロジェクトの進行とともにファイル数が増加する業種では、ストレージ容量を節約することが大きなコストメリットにつながります。
特殊ファイルのプレビューと閲覧でライセンス節約
先述の通りDropboxのプレビュー機能により、ソフトウェアが入っていないスマートフォンやPCでも中身を確認できます。
その結果「閲覧のみ」のメンバー用として高価な専用ソフトウェアのライセンスを購入する必要がなくなり、ライセンスコストの軽減に貢献します。
例えば、デザイン案の確認や図面の内容確認など、編集作業を伴わない場合には、プレビュー機能だけで十分対応できます。
これにより、数万円から数十万円のライセンスコストを削減できる可能性があります。
セキュアな権限管理と誤送信防止
ファイルを直接送るのではなく「共有リンク」として送るため、万が一誤送信してもリンクを無効化すれば情報漏えいが防げます。
Dropbox側で設定した「閲覧のみ」「ダウンロード不可」などの詳細な権限が適用されるため、セキュリティポリシーを遵守した運用が可能です。
また、リンクに有効期限を設定することで、一定期間後は自動的にアクセスできなくなる設定も可能です※3。
これにより、情報の時限管理が実現し、セキュリティリスクをさらに低減できます。
※3 Dropbox側で設定可能なアクセス制限（パスワード保護や有効期限設定など）は、Dropboxのプランに依存します。詳しくは、こちらからご覧ください。
Dropbox連携による具体的な業務改善シーン
クリエイティブ制作、営業現場、現場施工管理など様々なシーンで「チャットの即時性」と「クラウドストレージの堅牢性」を両立できます。
クリエイティブチーム：重たいデータを「軽快」に共有
数百MBを超える動画やデザイン案も、URL一つで瞬時に共有できます。
受け手はダウンロードの待ち時間なく、ブラウザ上で即座にプレビュー確認が可能です。
修正指示のラリーが続いても、Dropbox上の最新版を常に参照できるため、「どれが最新ファイルかわからない」という悩みも解決します。
特に制作現場では、複数のバージョンが行き交う中で最新版を見失うことが頻繁にありますが、Dropbox連携によりこの問題が解消されるようになります。
クライアントからの急な修正依頼にも、リアルタイムで対応できるようになります。
営業・フィールドワーク：スマートフォン一つで全資料へアクセス
外出先でも、PCを開かずにスマートフォンのLINE WORKSからDropbox内の提案書や資料にアクセスできます。
商談の流れで急に必要になった過去の事例資料も、その場で検索して提示・共有できるため、ビジネスチャンスを逃しません。
その結果、営業担当者が常に重たいPCを持ち歩く必要がなくなり、身軽なフットワークで顧客対応ができるようになります。
また、商談後すぐに関連資料を顧客に送信できるため、顧客満足度の向上と成約率のアップにもつながります。
まとめ
LINE WORKSの外部連携は業務効率化の鍵であり、API、Webhook、アプリディレクトリなど用途に応じた連携手段で主要ツールとシームレスに統合できます。
特にDropboxとの連携によりストレージ容量の節約と高度なファイル管理が実現できるため、LINE WORKSの価値を最大限に引き出すことが可能です。
クリエイティブチームから営業現場まで、幅広い業種・職種で活用できるこの連携は、今後のビジネスコミュニケーションにおいて不可欠なものとなるでしょう。
『Dropbox相談センター』では、導入事例やプラン比較、設定サポートなど、専門スタッフが企業の課題に合わせた最適な提案を行っています。
Dropboxの導入を検討中の方は、ぜひお気軽にご相談ください。
※LINE WORKS：LINE WORKS（ラインワークス）の名称、ロゴ、Wアイコンは、LINE WORKS株式会社の商標または登録商標です
※Salesforce：Salesforceは、salesforce,Inc.の登録商標です。
※kintone：「kintone」はサイボウズ株式会社の登録商標です。
※Photoshop：PhotoshopはAdobe Inc.（アドビ社）の米国およびその他の国における登録商標または商標です。
※Illustrator：Illustrator（Adobe Illustrator）は、Adobe Inc.の米国およびその他の国における登録商標または商標です。
※AutoCAD：AutoCADは、米国Autodesk, Inc.（オートデスク社）またはその子会社・関連会社の米国およびその他の国における登録商標または商標です。
